Ebben a cikkemben azokat az érveket és ellenérveket próbálom összeszedni, amelyek egy új vállalatirányítási rendszer indításakor a készletbetöltés mellett és ellen szólnak. Szükséges-e a készletek (jármű, alkatrész, egyéb cikkek) interfészen (erről lásd korábbi cikkemet Interfészek és ERP címmel) keresztüli betöltése, vagy az adatok bevitelét hagyjuk a felhasználókra, akik majd manuálisan (kézzel) feltöltik azokat?

Egy klasszikus kereskedelmi rendszer indításakor létezik valamilyen törzsadat, általában egy cikktörzs. Ahhoz, hogy a rendszerrel lehessen majd dolgozni szükséges a cikktörzsnek szerepelnie a rendszerben, de nem csak a cikktörzsnek, hanem a cikkekhez tartozó készleteknek is. Arról nem akarok most beszélni, hogy egy több 10.000. sorból álló cikktörzset nem hatékony kézzel betölteni a rendszerbe, de a készlet betöltése már komoly aggályokat vet fel. A készlet egy adott pillanatra vonatkozik csak, és amíg egy készlet rekord betöltődik az új rendszerbe, addig a régi rendszerben változások történhetnek (ezeket papírozni kell) és a változásokat az adatbetöltés után az új rendszeren is át kell vezetni. Ezen okból egy ERP bevezetésekor 2 irányba dőlhet el ez a dolog:

1. A készletet egy interfészen keresztül a szállító cég betölti a rendszerbe

Ha ez a megoldás születik, akkor az adatbetöltés előtt pontosan meg kell tudni mondani, hogy a régi rendszerből milyen módon lehet az abban lévő készletet kiexportálni. Erről egy próbafájlt kell küldeni a szállító cégnek, aki a próbafájl alapján meg tudja mondani, hogy az abban lévő adatok elégségesek-e a beemeléshez vagy nem. Amennyiben nem, úgy további adatokat kell bekérni az ügyféltől, vagy a 2-es pont lép érvénybe. Amennyiben a próbafájl alapján megoldható a készlet átemelése, úgy meg kell még vizsgálni, hogy a régi rendszerben a gépi készlet mennyire áll összhangban a valós készlettel. Amennyiben nincs összhangban, úgy automatikusan a 2-es pont lép életbe. Amennyiben az adatok a valóságnak megfelelnek, úgy az indulás előtti napon, napokban (általában az indulás előtti hétvégén) ki kell exportálni a teljes készlet állományt a régi rendszerből és importálni kell az új rendszerbe. Sajnos tapasztalataim alapján senki nem szeret hétvégén dolgozni, ezért ez még nagyon kevés bevezetésnél valósult meg így. Ehelyett az indulás első napján (általában délelőtt) történtek meg ezek a dolgok, és még a betöltés alatt a régi rendszer volt használatban, betöltés után pedig a készlet manuálisan került módosításra az aznap délelőtt értékesített készlet mennyiségekkel az új rendszerben.

2. A készletet manuálisan kell rögzíteni egy leltározással

Bevallom én általában ezt a módszert preferálom, mivel így biztos, hogy pontos készlet mennyiség kerül be a rendszerbe. Az 1-es pontban leírt módszernél a következő dolgok is megtörténhetnek:

• A felhasználó értékesítéskor nem találja a készletet, majd a rendszert kezdi szidni, hogy nem tudta átvenni az adatokat, aztán nyomozás után kiderül, hogy az export fájlban sem volt már benne az adott rekord. Ilyenkor általában 1 hónap után leltározni fognak, de már az új rendszerben.

De maradjunk a 2-es pontnál. Egy kézi betöltésnél nagy valószínűséggel hétvégi munkára lehet számítani, hiszen egy leltározás nem fél napig tart, főleg egy elég nagy volumenű raktárkészletnél. Ilyenkor a legtöbb ügyfél úgy gondolja, hogy mindent megpróbál leprogramoztatni a szállító céggel, de ennek az árát nem akarja kifizetni, gondolok itt magára a készlet betöltésre. Én mindig felhívom az ügyfelek figyelmét, hogy egy diákmunkás órabére jóval kevesebb, mint egy programozóé. És diákmunkában lehet szerződtetni adatrögzítőket, akik jóval olcsóbban megcsinálnak egy hétvégi leltárt (legalábbis a leltárnak az adminisztrációs munkáját), mintha a programozónak kell a 2 rendszer közti adatátvitelt megvalósítania, főleg úgy, hogy a 2 rendszer teljesen eltérő elven működik. Tehát azért mert új rendszerünk lesz, ne akarjunk mindent a programozókkal megoldatni, főleg ha van jóval olcsóbb megoldás. Legyünk ésszerűek, erre bíztatok minden cégvezetőt és ERP szállító céget.