Ebben a cikkemben arra keresem a választ, hogy hány felhasználó kell ahhoz, hogy egy vállalatirányítási rendszer hatékonyan üzemeltethető legyen, és ne csak egy számlázó programként legyen használatban.

Egy új rendszer bevezetése során rengeteg buktatója lehet a projektnek. Nos, én ide sorolom a létszámhiányt, amely a munkafolyamatok rossz szabályozásából ered.

Induljunk ki abból a feltevésből, hogy egy feltörekvő cég a jelenlegi rendszereit (számlázó, készletnyilvántartó, stb) szeretné egy egészként kezelni, ezért egy új INTEGRÁLT VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI RENDSZERT szeretne bevezetni, elkerülve ezáltal a különféle rendszerek együttes használatából eredő problémákat, mint:

• felesleges adatrögzítések,
• folyamatok közötti adatvesztések,
• felesleges munkaerő használat (ezzel csak nagyon óvatosan merem leírni, mert ezt nem szeretik az emberek, de le kell írni, hogy egy hatékonyabb rendszer bevezetésekor bizony lehetnek olyan munkafolyamatok, amelyeket eddig emberek végeztek, mostantól viszont az ERP fog (erről míg egyébként szót fogok ejteni)), stb.

És szeretné természetesen az egységes rendszer előnyeit is kihasználni:

• munkaidő megtakarítás
• hatékonyság növelés
• anyagi eszközök jobb kihasználása, stb

A mintavállalatunkat képzeljük el egy klasszikus kisvállalatként, ahol termékértékesítés, szolgáltatás nyújtás és valamilyen szintű szervizelés (gépjármű, telefon, elektronikai eszközök, stb.) folyik, és a következő személyek dolgoznak a vállalatnál:

• tulajdonos
• tulajdonos felesége
• szerviz oldalon egy munkafelvevő
• szerviz oldalon egy értékesítő
• egy kereskedelmi (értékesítő) munkatárs
• egy asszisztens (pénztáros)
• külső könyvelő, aki papíros alapú számlák alapján könyvel a cégnek

Ha esetleg bárki magára ismer, az csak a véletlen szüleménye, továbbá az, hogy Magyarországon a legtöbb kisvállalat így működik!

Az eddigiek során a tulajdonos sohasem használta egyik rendszert sem, sőt gyakran nem is tartózkodik házon belül, mert a céggel kapcsolatos „ügyeket” intézi házon kívül. A feleség helyszínen va, ő az üzletvezető, de maximum a számlázó programot használta, ami egy „számlavarázslóként” működött.

Számlavarázsló: olyan számlázó program, ahonnan bármi korlátozás nélkül kiszámlázható, papíros alapú számla a végtermék, nem figyel semmilyen készletmozgást. Partner adatok megadás, számla dátumok megadás, tételsorok felvitele, számlázás – a folyamat röviden.

A munkafelvevő rögzítette a „szakmai programban” az ügyfél igényeket, de a számlát a számlavarázslóból állították ki. A szerelő értelem szerűen semmilyen programot nem használt. Az értékesítő mindent papíron értékesített (alkatrészeket, járműveket, szolgáltatásokat, bármit, stb.). Bármilyen nemű számla kiállítását a tulajdonos felesége vagy az asszisztens kolléga végezte el.

Na most képzeljük el, hogy ha egy ilyen környezetbe a tulajdonos nyomására bevezetésre kerül egy ERP rendszer, akkor vajon mi fog történni?

1. Mivel egy ERP rendszer a szakmai dolgok elvégzését követően szinte automatikusan tud számlát kiállítani, így a „számlázó” beosztásra, funkcióra már nincs is szükség. Ez abból ered, hogyha egy szervizes programban egy munkalap jól beállításra kerül, akkor már a rendszer magától fog számlázni.
2. Mivel a munkafelvevőnek továbbra is muszáj minden javítandó termékről egy munkalapot felvenni, ezt már az új ERP-ben fogja megtenni (tehát a munkafelvevő használni fogja a rendszert), de ha jól végig viszi a folyamatot akkor a végén számla fog kijönni, így a tulajdonos feleség és az asszisztens számlázó tudására a régi formában már nincs szükség (ők gyakorlatilag kiestek a rendszer használói közül, az adott tekintetben).
3. Jó esetben a rendszerből szeretnének pénztárbizonylatot adni az ügyfeleknek minden számlához, így az asszisztens kolléga számlázából valódi pénztárossá avanzsált, ami jó.
4. Kérdés, hogy az alkatrészek kezelését ki fogja elvégezni (alkatrészek bevételezése, kiadása munkalapra)? Valószínűleg a szerelő kollégát nem lehet majd rávenni erre (bár az esetek többségében sikerül), így ezt a feladatot is a munkafelvevő fogja ellátni.
5. A kereskedelmi munkatárs, aki eddig mindent papíron csinált (az asszisztens – pénztáros kolléga végezte a gépi rögzítést –számlázás formájában) valószínűleg ímmel-ámmal fogja csak megtanulni a rendszert, és továbbra is az asszisztens kollégára fogja hárítani a munkájának „számítógépes adminisztrációját”.
6. Így elérkezünk oda, hogy 2 ember használja az új ERP rendszert, a munkafelvevő és az asszisztens-pénztáros.
7. A számlákat a cégtulajdonos továbbra is átadja papíros alapon a könyvelőnek (jó esetben interfészelik a könyvelő programmal az új vállalatirányítási rendszert, így az ERP szíve, a pénzügyi rendszer nincs használatban (bank, pénztár, folyószámla kezelés, fizetési felszólítól, bejövő számla rögzítés, csak hogy néhányat említsek), így bármilyen információt, amit ki szeretnének nyerni a rendszerből az féllábas lesz.

A fenti példa azt bizonyítja, hogy hiába van elegendő munkatársa egy cégnek, nem mindegy, hogy a „számítógépes adminisztrációt” kik és milyen mélységig végzik egy ERP rendszerben. Rengeteg féllábas rendszert láttam már, amelyek nagy része NEM létszámhiányból eredtek, hanem a munkafolyamatok rossz szabályozásából és emberi nem odafigyelésből.