Sok tízes lista készült már különböző témákban, különböző blogokon. Nemrég én is készítettem egy tízes listát (10 hasznos tanács ERP vagy CRM bevezetés előtt). A mai cikkben hasznos tippeket szeretnék adni Nektek az üzlet levelezésetekhez - a cikknek egy előzményét itt megtaláljátok.

A tippeim a következők:

1. Mindenről legyen írásos dokumentáció. Én ha telefonon egyeztetek is valamit, utána mindig küldök róla egy rövid memót a megbeszéltekről, hogy biztos meg legyen írásban is. A szó elszáll, az írás megmarad. Így hónapok, évek múlva is tudjuk, hogy miben egyeztünk meg, mégha csak egy apróságról is van szó.

2. Az üzleti levelezés mindig higgadt, nyugodt hangnemben történjen. Ne feledd, hogy írásban nem tudsz közvetíteni érzelmeket - legalábbis nehezen. Így könnyen félre lehet érteni egy rosszul megfogalmazott mondatot.

3. Soha ne írj csupa nagybetűvel. Ha nagybetűvel írsz az olyan, mintha kiabálnál. Még szavakat se írj csupa nagybetűvel, ha ki akarsz emelni szavakat, mondatokat, akkor a betűformázásd használd (félkövér, dőlt, aláhúzott).

4. Ne használj felkiáltó jelet. A felkiáltó jel, ugyanazt fejezi ki, mint a csupa nagybetűs írás, kiabálsz. Ne kiabálj senkivel, főleg ne az üzleti levelezésben.

5. Ha üzleti levélre válaszolsz, akkor mindig a Válasz mindenkinek gombot (Reply to all) használd. Nagyon idegesítő tud lenni a küldőnek, aki több embert is betesz a címzettek közé vagy a másolatot kapó (cc) személyek közé, aztán jön egy válasz, de csak a küldő személynek. Ilyenkor a levelezés több irányba fog folytatódni és olyanok is lemaradnak az értékes információkról, akiknek fontos lenne, hogy tudják a választ. Egyetlen eset van amikor nem szükséges mindenkinek válaszolni, ha a válaszoló meg van arról győződve, hogy a válasz kompromittálná vagy rosszul érintené a levelezés többi személyét.

6. A levelezésben soha ne legyen helyesírási hiba, elütés. Illetlen és azt mondja el a levél íróról, hogy figyelmetlen, valamint szakmai tekintélyét is csorbíthatja.

7. Ha úgy érzed, hogy nem vagy elég jó a levelezésben, esetleg nem tudod jól megfogalmazni a mondanivalód, vagy nem tudod, hogy azokat a mondatokat leírhatod-e az ügyfélnek vagy nem, akkor mutasd meg a levelet feletteseidnek. Jobb előre megmutatni, és meghallgatni a korrekciót, mint utólag a szidást hallgatni. Én nagyon sokat tanultam főnökeimtől ezen a téren a pályafutásom 8 éve alatt.

8. A belső levelezés ugyanolyan, mintha kívülre leveleznél. Soha nem szidunk ügyfelet még belső levelezésben sem. Egyrészt mert az ügyfelekből élsz és légy hálás, hogy vannak, még ha néha nehéz is velük, másrészt egy belső levél véletlenül kikerülhet az ügyfélhez, akkor pedig kezdődhet a magyarázkodás.

9. Az üzleti levelezésben - főleg ha több személy van a címzettek között - egymás után érkeznek a válaszok egy kiküldött levélre, azaz egy levelezési lánc képződik. Ha hozzá akarsz szólni a témához, mindig az utolsó levélre válaszolj. Ha a lánc közepén lévő levélre válaszolsz, akkor megtöröd a láncot és kétfelé megy a levelezés. Később ha a levelezésben lévő összes információt vissza kell keresni, akkor több levél tartalmát kell átvizsgálni.

10. A levél kiküldése előtt legalább kétszer olvasd át a leveled, hogy a fenti pontoknak megfeleljen. Soha ne küld ki olvasás nélkül a leveled.

10 + 1. Óvatosan a macskakörömmel. A macskakörmök közé tett szövegek, árnyaltabb jelentést kapnak. Például ha a szerződés szót macskakörmök közé teszed, azt azt is jelentheti, mintha nem is lenne szerződés, azaz kamu szerződésről lenne szó. Jól gondold át a macskaköröm vagy idézőjel használatát.

Remélem hasznosnak találtátok a tippjeimet. Ha nektek is van, osszátok meg velem és az olvasókkal.