Time management, időgazdálkodás, oly sokszor halljuk ezeket a kifejezéseket, de valóban tudjuk-e, hogy mit is jelentenek ezek a szavak és hogyan fordíthatjuk hasznunkra azokat? A mai cikkben öt egyszerű tippel fogok segíteni, hogy hatékonyabban kezeld az idődet!

Először is tisztázzuk, hogy mi az időgazdálkodás (vagy hangzatosabban time management). Az idő egy szűkös erőforrás, mert minden nap 24 órából áll, nem tudjuk azt megnövelni – bár rengetegszer lett volna rá igényünk – és vannak elvégzendő feladataink, ezek száma pedig egyre növekszik. Az időgazdálkodás tehát nem más, mint egy tudatos tervezési folyamat, amikor a rendelkezésre álló időt a leghatékonyabban osztjuk fel annak érdekében, hogy a feladataink a legnagyobb számban és megfelelő határidőben készüljenek el. Mondhatjuk, hogy ez a lehetetlen vállalkozás, hiszen mindenkinek minden SOS prioritású. Kérdezem, hogy mikor kaptál utoljára olyan feladatot, amire azt mondták, hogy ráér? Én szoktam kapni, de a ráér azt szokta jelenti, hogy holnapig – hát ez nem nagy segítség :). Szerintem az időgazdálkodás tanulható, vannak alapdolgok, amiket betartva hatékonyabbak lehetünk, de utána ha még mindig el vagyunk „havazva”, akkor szakértő segítségre van szükségünk, vagy alkalmatlanok vagyunk az adott feladatra.

Mielőtt belevágnék abba a néhány konkrét gyakorlati tanácsba, ami nekem segített abban, hogy hatékonyabban használjam ki a napi 8 órát munkavégzésre, 8 órát alvásra és 8 órát a családomra (valljuk meg legtöbben ebből az időből csippentünk le mindig a munka javára) még néhány tipp előre:

Egyáltalán tudod, hogy mit csinálsz egy nap? Próbáld ki ezt az egyszerű trükköt. Jegyzeteld le egy teljes napodat reggeltől estig, annak minden momentumával, valamint azt is, hogy mire mennyi időt fordítottál. Írd fel egymás alá, hogy felkeltél, fogat mostál, felöltöztél, elvitted a gyereket oviba, elvitted a feleségedet dolgozni, megérkeztél a munkába, bekapcsoltad a számítógépedet, készítettél egy teát, ettél egy szendvicset, válaszoltál néhány e-mailre, neki kezdtél az első feladatnak, ezt megzavarta egy telefonhívás, ezért átváltottál egy másik feladatra, stb. Minden mellé írd le, hogy mivel mennyi időt töltöttél. Nap végére sokkal jobban fogod tudni, hogy mennyi dolgot intézel el egy nap, mint azt korábban sejtetted volna.

Ezután vesd össze ezt a listát azzal a listával, amivel valójában foglalkozni akartál. Érdekes eredményre fogsz jutni. Felismered, hogy mennyi időt töltesz el felesleges munkával, dolgokkal, vagy olyan tevékenységgel, amit nem is neked kellene végezned. És most akkor jöjjön a beígért 5 egyszerű tipp:

1. Legyen egy jó feladatkezelő rendszered

Ez lehet egy filofax, naptár, jegyzetfüzet, szoftver, Outlook, igénykezelő rendszer, akármi. A lényeg, hogy ne a fejedben tartsd a teendőidet, hanem legyen lejegyzetelve. Én a magánjellegű és céges feladataimat külön kezelem, de egymás mellett, hogy lássam, mikor mit kell csinálnom.

2. Rend van az asztalomon 

Rend van az íróasztalomon és a számítógép asztalomon (desktop) is. Ez nekem segít, hogy átlássak mindent. Az asztalomon csak olyan dolog van, amivel foglalkoznom kell. Vannak emberek, akik a káoszban rendet látnak, én nem ilyen vagyok, és szerintem legtöbben nem ilyenek vagyunk.

3. Van egy fix lista, amit aznap meg kell oldani

A feladatlistámon van egy fix lista, amit adott nap meg kell oldani, ezekhez tervezett idők vannak rendelve, és a munkaidőmből van kb. 20% szabad kapacitás, amit be tudok osztani, hogyha esetleg nagyon sürgős feladat érkezik azt meg tudjam oldani vagy más feladatot előrébb hozni. A feladatlistát a munkaidőm utolsó órájában aktualizálom a következő munkanapra, persze erre néha 10 perc is elég.

4. A munkaidőt munkára használom

A munkavállalók – én is – kreatívan is fel tudjuk használni a munkaidőt (ennek megállapítására jó trükk, amit a cikk elején írtam), de próbálom azt maximálisan munkára használni, hogy ne otthon kelljen befejeznem a napi feladataimat. Ehhez olyan alapdolgok tartoznak, hogy időben munkába megyek és időben is jövök el.

5. Delegálom a feladatokat

Nem kell mindent nekem megoldani, azért vagyok körülvéve profi kollégákkal, hogy bizonyos dolgokat közösen oldjunk meg, bizonyos dolgokat pedig ne nekem kelljen megoldani.

Tudom, hogy ezek valakiknek alapdolgok, de ezek alapján mindenki továbbgondolhatja, hogy valóban jól használja fel a napi 24 órát, ami rendelkezésre áll, és ha nem, akkor adott a lehetőség a változtatásra. És további két bónusz tipp:

-          Ha valahol várakoznod kell és előre tudod, hogy jó eséllyel várakoznod kell (pl. orvosi rendelő, állami hivatal, megbeszélés késik, stb.) akkor készülj fel erre hasznosan. Felhasználhatod arra is, hogy felkészülsz egy következő megbeszélésre, vagy válaszolsz néhány e-mailre, a technológiai feltételek már adottak ehhez.

-          Tanulj meg nemet mondani. Van olyan eset, amikor kirakhatod a Ne zavarj! táblát, tanulj meg nemet mondani.

A fotókért ismételten köszönet: www.ggxstudio.com