Egy korábbi írásomban már beszéltem a time management kapcsán a priorizálásról és a delegálásról, de most jobban is szeretnék a téma mélyére ásni. Egy másik korábbi cikkemben arról is írtam már, hogy milyen fontos a tervezés is akár a napi munka, illetve egy projekt kapcsán. A priorizálás és delegálás alapja a jó tervezés, hogy legyenek lefektetett feladatok, irányvonalak, célok, tervek. Tervezés nélkül képtelenség priorizálni és delegálni!

A priorizálás sem valami ördöngős dolog, hanem egy készség, ami segít nekünk abban, hogy a valóban fontos dolgokra koncentráljunk és arra fordítsuk az időnket és energiánkat, ami valóban számít. Amikor valaki rosszul priorizál az csak akkor derül ki, hogyha nincs elég ideje a feladatai elvégzésére és kifut valamelyik feladata kapcsán a határidőből. Akinek tengernyi ideje van mindenre, az általában nem is tudja magáról, hogy jól priorizál vagy egyáltalán képes lenne-e jobban menedzselni a feladatait. Tehát a priorizálásnak akkor van kiemelt szerepe, amikor az előttünk álló feladatokra a határidők tekintetében nincs megfelelő időmennyiség és nem mindegy, hogy a feladatok milyen sorrendben készülnek el. A jó priorizálás következménye az, hogy rend lesz a káosz helyén. Senki nem úgy születik, hogy minden tevékenységét jól tudja priorizálni, hanem folyamatosan sajátítjuk el ezt a képességünket. A priorizálás egy eszköz is, hogy a céljainkat a leghatékonyabb módon érjük el, a feladatainkat a legmegfelelőbb módon végezzük el. Miért nehéz priorizálni?

• Mert más fontos nekem.
• Más fontos a főnökömnek.
• Más fontos az ügyfeleimnek.
• Más fontos a kollégáimnak.

A priorizálás során viszont az is előfordulhat, hogy valamit nem fogunk tudni megcsinálni így érdeksérelem következhet be a fenti felsorolás miatt. Amikor priorizálunk ne csak az egyik célcsoportnak akarjunk megfelelni. Én sokszor láttam olyat, hogy valaki csak a saját fontossági sorrendjének akart megfelelni, de így örökké olyan problémákba ütközött, hogy elégedetlen volt vele a főnöke és az ügyfelei is. Projektmenedzserként ők adják a teljesítményünkről a legfontosabb visszajelzéseket így természetesen rájuk kell a legfőbb módon koncentrálni, mikor prioritásokat állítunk fel a munkánkban.

A prioritások felállítása nem egy egyszeri dolog, amit letudunk és hátradőlhetünk. Óránként jöhetnek be új feladatok az életünkbe, amelyek miatt teljesen újra kell gondolni a dolgokat. Így szerencsés helyzetben vannak azok, akik tudnak delegálni. De tévedés az az álláspont, hogy delegálni csak az tud, akinek vannak beosztottjai. Természetesen a delegálás egy vezetői feladat, de a napi munka során bizonyos értelemben mindenki vezető lehet, kiemelten igaz ez a projektmenedzserekre. Előfordul, hogy egy feladatot a főnöködnek adsz át, mert te nem tudod azt megoldani.

Mégis vannak bizonyos dolgok, amiket nem szabad delegálni, átadni, kiadni a saját hatáskörödből:

• bizalmas feladatok
• kockázatos feladatok
• saját hatáskörben megoldandó feladatok
• olyan feladatok, amelyeket szakértelem hiányában csak saját feladatként lehet kezelni
• stb.

Nem szabad viszont abba a csapdába esni, hogy a vezető azt gondolja ő tud mindent a legjobban és ezért neki is kell megoldania minden feladatot. Természetesen bátorság is kell ahhoz, hogy kiadjunk bizonyos feladatot a kezeink közül, de sokat tanulhatunk ezekből a döntésekből, hogyha elég bátrak leszünk.

Képek forrása: Internet