Az idei évem is bővölködött rendszerbevezetésekben és ennek kapcsán kétféle bevezetési stratégiáról szeretném megosztani a tapasztalataimat veletek. Kétféle rendszerbevezetés szoktam, szoktunk csinálni, teljes és szakaszos bevezetést. Mindkét bevezetési módszernek vannak előnyei, hátrányai, én mégis a teljes bevezetést szoktam preferálni. Miért?

Először is gyorsan tisztázzuk, hogy mit jelent a teljes és mit a szakaszos bevezetési stratégia. Teljes bevezetés esetén a rendszer összes elemét (legalábbis a nagyobb modulokat) bevezetik egy adott cégnél. A rendszerbevezetésből nem maradhat ki egyetlen egy üzletág sem. A legtöbb dolgozó életét, munkáját befolyásolja a bevezetés. Képileg talán így lehetne ábrázolni:

Míg egy szakaszos bevezetés esetén a rendszernek csak rész elemei (moduljai, funkciói) kerülnek bevezetésre. Valamint a vállalaton belül is egy-egy üzletágat érint csak a bevezetés, ritkán az összeset. Mostanában azt tapasztalom a saját ügyfélkörünkben, hogy a szakaszos bevezetés kedveltebb, mert egyszerre nem ró nagy terhet az adott vállalkozásra, de szerintem ennek sokkal több hátulütője van, mint az előzőnek. Egy hasonló ábrán, mint a felső ez így nézne ki:

Azt szokták mondani, hogy teljes bevezetést nagy cégnél nagyon nehéz profi módon megvalósítani. Persze kinek mit jelent a nagy cég. Nekem pár évvel ezelőtt volt ezzel kapcsolatosan nagyon pozitív - ámbár valóban nehéz - tapasztalatom. A céget természetesen nem akarom megnevezni, de egy kb. 200 fős cégről van szó, ahol az alkalmazottak nagy részét érintette is a rendszerbevezetés. Egy komplett, már működő, több éve használatban lévő ERP rendszert cseréltünk le egy sokkal specifikusabb, az adott iparágban jobban működő és üzemeltetés szempontjából hatékonyabb (olcsóbb is, de nem ez volt egyértelműen a fő szempont) ERP rendszerre. Nagyon nagy feladat volt, nagyon komoly előkészítő munkát igényelt a dolog. Még akkor is, hogyha egy olyan iparágról beszélünk, amit én és kollégáim már jól ismertünk és az ERP rendszer is 100%-osan fel volt készítve erre a terepre. Még így is több száz fejlesztési óra testreszabás (új igények, változtatási kérések) és több hónap tervezési-tanácsadási-oktatási munka következett. A teljes előkészítő munka a szerződéskötéstől a bevezetésig (go-live) kb. 4 hónapot igényelt. Ami egy ekkora méretű cégnél és moduloknál - szerintem - igen kiemelkedő teljesítmény. Természetesen ez csak arra volt elég, hogy a teljes cég egy új rendszert elkezdjen használni, de a következő 1 évben komoly finomítások, finomhangolások következtek.

Persze van kockázata egy ilyen komplett bevezetésnek, de ezért kell megfelelő időt szánni az előkészületekre. Az sem mindegy, hogy milyen ERP rendszert és milyen bevezető céget választunk. Nem győzöm eleget hangsúlyozni, hogy a siker vagy bukás már a választáskor eldőlhet. Erről bővebben a könyvbemben olvashattok. Azért érdemes legalább ezekkel a kockázati tényezőkkel számolni egy ilyen típusú bevezetésnél:

• Működésképtelenség (rosszul felmért funkcionalitáok, tesztelés és pilot nélküli éles üzembe állítás).
• Használhatatlanság (hibás működés, bug-ok)
• Kezelhetetlenség (oktatások, képzések hiánya, vagy nem megfelelő minőségben történő leszállítása) 

Az elmúlt pár hónapban viszont több esetben is szakaszos bevezetés mellett döntöttek ügyfeleink. Kevesebb munkát ró mindkét félre az ilyen módszer, de sokkal nehezebben valósul meg a teljes projekt, mert első körben általában csak a legfontosabb dolgokat vezetjük be, ami nélkül nem lehet élni, ez általában csak a számlázás és esetleg hozzá kapcsolódó néhány modul. De már feltétlenül a pénzügyi rendszer sem kerül szóba (bank, átutalási csomag, pénztár, folyószámla, stb.), pláne nem komplexebb modulok, mint gyártás, szerviz tevékenység, kereskedelem, stb. A számlázást letudtuk, jöhetne a többi, ilyenkor a cég általában elkényelmesül, a dolgozók valós vagy kitalált problémákkal hátráltatják a munkát, nem akarják az új rendszert, a régi papíros-exceles is jó, nem is kell új rendszer, ez a modul így még nem jó, túl sokat kell kattintani, stb. Bizonyára sokaknak ismerősek ezek a fenti kifogások. Az eredmény pedig egy használhatatlan, kényelmetlen, féllábas rendszer. Általában szakaszos bevezetést akkor kell végrehajtani, amikor nincs idő a teljes bevezetésre, de sajnos mivel időhiány van, arra sincs idő, hogy jól megtervezzük a lépéseket, kapcsolódási pontokat, funkciókat. Szerintem a sikertelenséghez, elégedetlenséghez vezető út mentén ilyen táblákat lehetne olvasni:

• Most gyorsan indítsuk el a számlázást, a többi ráér utána is, legalább már működik a rendszer egy része.
• Biztos jó a rendszer többi része is, hogyha ez ilyen jó, nincs több időnk átnézni, most van vezetői döntés, jöhet a rendszerbevezetés, kezdjük.
• Ti ezt már biztos jobban tudjátok, rátok bízzuk tervezzétek meg, mi majd azt csináljuk amit mondtok.

Persze szakaszosan is lehet jó bevezetést csinálni, de ahhoz legalább annyi előkészítő munka kell, mint egy teljes bevezetéshez. Kényelmesebbnek tűnik, de szerintem ez csak látszat.