A TRL Hungary Kft.-től kaptam egy érdekes és igen tanulságos esettanulmányt. Remélem mások is tanulnak belőle.

Egy cég, két ERP megoldás, három bevezetés: egy vállalatirányítási rendszer újra-bevezetésének tanulságai

Az építőipari és kereskedelmi tevékenységet végző budapesti Szin-Ker Kft. 2012. végén tíz év használat után költségtakarékossági okokból lecserélte a vállalatirányítási rendszerét. A kiválasztott megoldást fél évig használták, de a fokozódó problémák miatt visszatérek az eredeti ERP rendszerhez. Tanulságok első kézből a felhasználók és a megoldásszállító szemével.

A Szin-Ker Kft. bemutatása

Az 1991-ben alapított Szin-Ker Kft. festék és tisztítószer nagy- és kiskereskedelemmel, illetve építőipari generálkivitelezéssel foglalkozik. Főbb megrendelőik közintézmények (Semmelweis Egyetem Klinikái, MÁV Zrt., Mátrai Hőerőművek, vagyonkezelők, önkormányzatok), közüzemi szolgáltatók (Fővárosi Közterület-fenntartó Zrt., Fővárosi Csatornázási Művek, Főtáv Zrt., stb.), beruházók, fővállalkozók és tervezők.

Maconomy ERP bevezetés: IT feladat vagy üzleti elvárások?

A Szin-Ker Kft. vezetése 2003-ban úgy határozott, hogy integrált vállalatirányítási rendszert vezetnek be a szervezett összetett igényeinek (értékesítés-építőipari projektek) támogatására és végül ajánlások alapján a Maconomy ERP megoldás mellett döntöttek. A Maconomy a projektalapon működő szolgáltatócégek integrált vállalatirányítási rendszere, így elsősorban a kivitelezési tevékenységek terén jelentett ideális megoldást, de a kereskedelmi részleg igényeit is képes volt kiszolgálni. A Maconomy a későbbiekben a projektmenedzsment, a kereskedelem, a számlázás, a könyvelés és a pénzügy folyamatait is támogatta.

A menedzsment az ERP bevezetési projekt felelősének egy informatikus munkatársat jelölt ki, aki elsősorban technikai feladatként tekintett az implementációra. Ács Katalin, a cég ügyvezetője szerint utólag belátták, hogy ez nem volt jó döntés, hiszen a vezetői igények és a kereskedelmi szempontok nem érvényesültek kellő mértékben. A rendszer megfelelt ugyan az alapelvárásoknak, de nem tudta hatékonyan támogatni a cég menedzsmentjét a kereskedelmi riportok összeállítása és a döntéshozatal támogatása terén. Később fontos tanulságként fogalmazódott meg számukra, hogy a bevezetendő ERP rendszerrel szemben támasztott igények megfogalmazását, rögzítését és teljesítését a cégvezetésnek szorosan kézben kell tartania és nem engedheti át a projektet a belső IT és a megoldás szállító párosának. Különösen igaz ez az iparág- (ez ráadásul a Szin-Ker Kft. esetében kettős volt: építőipari projektek és kereskedelem) és cégspecifikus igényekre.

Trenger Csaba, a TRL Hungary Kft. ügyvezetője szerint nagyon fontos az ERP bevezetési projektek során, hogy ügyfél oldalon minden érintett területről (jelen esetben építőipar, kereskedelem, könyvelés, vezetés, IT) kompetens, alapos cégismerettel és tekintéllyel rendelkező munkatársak vegyenek részt. A bevezetési projektben a rendszer paraméterezéséről, működéséről ez a csapat hozza meg a döntéseket, így gyakorlatilag alapjaiban határozza meg az ERP projekt sikerességét.

Évek múlva a Maconomy házon belüli felelőse Bánovics Tamás lett, aki családtagként már 1994-ben egy nyári munka során kezdte az ismerkedést a céggel. Szinte az összes munkakört végigjárta, mára pedig ügyvezetőként működik közre a vállalkozásban. Számára is nyilvánvalóvá vált, hogy a bevezetés során a vezetői és kereskedelmi elvárások megfogalmazása és az erre épülő paraméterezés elmaradt az ideálistól, így annak ellenére, hogy a Maconomy képes lenne teljes körűen kielégíteni az összes igényt, ehhez átalakításokra lenne szükség.

Válság: költségtakarékosság, ERP váltás

Közben azonban a cégvezetés az elhúzódó válság miatt 2012-ben minden olyan költségmegtakarítási lehetőséget megvizsgált, amivel csökkenteni lehetett a kiadásokat, így a vállalatirányítási rendszer is célkeresztbe került. A menedzsment ekkor úgy döntött, hogy takarékossági okokból a Maconomy helyett egy vezető hazai szállító megoldását fogják használni, amely rendkívül kedvező áron volt elérhető és minden felvetett kérésükre pozitív választ kaptak az értékesítéssel foglalkozó munkatársaktól.

Az új vállalatirányítási rendszer be- és kivezetése fél év alatt

A bevezetés után azonban kiderült, hogy az új ERP rendszer a válság hatására jelentősen visszaesett forgalom kezelésére sem alkalmas, többek között az árukészlet kezelése és a számlázás is  problémás volt, ami rövid idő alatt mind az értékesítők, mind a vevők számára elfogadhatatlanná vált. A szállító a problémák kiküszöbölésére lokális szerver helyett felhő alapú megoldást javasolt, azonban a drága és újabb pénztárgépek beszerzését is indukáló fejlesztés eredménye egy még lassabb környezet lett. Az ügyvezetés elmondása szerint a vevőszámlák kiállítása késő estig tartó programmá vált, ezek összeállítása a rendelések alapján korábban pár percet vett igénybe.

A technikai jellegű problémákat a következő hónapokban sem sikerült megoldani, illetve kiderült, hogy az integrált rendszer valójában elkülönült modulokból lett összeállítva a bevezetés előtti hónapokban, és teljesen kiforratlan volt. Miután nyilvánvalóvá vált, hogy a felkért külső szakértők sem tudják megoldani a problémákat, és a támogatás egyre nehezebben és drágábban vehető igénybe, a Szin-Ker Kft. vezetése újabb nehéz döntés előtt állt. A költségtakarékossági kezdeményezés egy időrabló, használhatatlan és felesleges kiadásokat generáló rendszert eredményezett, amit sürgősen le kellett váltaniuk. Ács Katalin elmondása szerint a kontraszt a meggyőző értékesítés és a rendszer alkalmazhatósága és támogatása között óriási volt.

A Maconomy újra-bevezetése

2013. elején a cégvezetés a munkatársakkal egyetértésben meghozta a döntést: újra a Maconomy ERP megoldást fogják használni. Az ügyvezetők elmondása szerint annak, hogy nem próbáltak meg harmadik rendszert keresni, több oka is volt. Egyrészt világossá vált számukra, hogy egy megfelelő ERP megoldás kiválasztása jelentős erőforrásokat és szakértelmet igénylő hosszas feladat, amire nem volt idejük. Másrészt Bánovics Tamás szavai szerint megtanulták, hogy az ERP rendszereknél is igaz a mondás: olcsó húsnak híg a leve. Illetve az ERP-t napi szinten használó munkatársak, köztük Gombás Emese értékesítési szaktanácsadó is a megszokott és a napi használatban jól teljesítő Maconomy ERP rendszert támogatták.

Az újra-bevezetési projekt felelőse Bánovics Tamás lett, aki az előző rendszer implementálását is felügyelte, illetve Maconomy adminisztrátor is volt. A végrehajtás során megfelelő hangsúlyt kaptak a kereskedelmi részleg elvárásai is, illetve az oktatásra is nagyobb figyelmet fordítottak. Júniustól a Maconomy leváltotta a korábbi megoldást, illetve az év második felében bevezetésre került a TRL Hungary Kft. által kifejlesztett Maconomy kiegészítő modul, a Maconomy Smart Shop is. Ez utóbbi kifejezetten az eladóhelyi kiskereskedelmi értékesítés igényeit támogatja.

Bánovics Tamás rendkívül lényegesnek tartja az ERP bevezetés során a felhasználók oktatását, illetve az egyedi fejlesztéseket, testreszabásokat is tartalmazó felhasználói kézikönyv kialakítását.

Trenger Csaba szerint, amint ez az esettanulmány is mutatja, sok esetben nagyon nehéz előre kiszámolni egy ERP rendszer teljes árát. Egyrészt nem biztos, hogy vásárláskor eljut a menedzsmenthez az összes információ a kiválasztott rendszer valódi tudásáról. Komoly kockázatot jelent, ha a prezentációk során „kifényezett” rendszer valójában alapvető funkcionális, vagy stabilitási problémákkal terhelt. Szintén nagyon nehéz felmérni, mennyit kell a későbbiekben a rendszerre költeni, hogy néhány év használat után valóban megelégedéssel kiszolgálja a megrendelő igényeit. A Maconomy nem a piacon elérhető legolcsóbb rendszer, a testreszabása is költségekkel jár. Ugyanakkor garantált, hogy egy jól kivitelezett bevezetés után a rendszer stabil, megbízható, bármilyen forgalomnövekedéssel lépést tud tartani. Az üzemeltetési költségei kiszámíthatók, a stabil fejlesztési háttérnek köszönhetően folyamatosan lépést tart az informatika állandóan változó kihívásaival. Összességében elmondható, hogy a Maconomy nagyvállalati elvárásoknak megfelelő minőséget biztosít a KKV szegmens számára, a KKV-k számára is megfizethető áron.