A mai cikkben egy kicsit a projektmenedzsment témakörét fogom feszegetni. Ez a téma már több cikkben is visszaköszönt, de még sohasem vettem igazán górcső alá, most megteszem.

Először is mi az a projektmenedzsment, ki az a projekt menedzser?

Projektmenedzsment: Szervezési, irányítási, összehangolási, koordinátori munkafolyamat. Általában több különböző terület működését, irányítását jelenti. A cél, hogy a különböző részlegek tevékenységét valamilyen cél elérése érdekében hatékonnyá tegye. A projektmenedzsment mindig egy időszaki tevékenység. A projektmenedzsment célja a projekt menedzselése, egy előre meghatározott feladat elvégzése. A magánéletben is szinte mindenki nap, mint nap végzi ezt a tevékenységet anélkül, hogy tudná, hogy projektmenedzsel. Például a gyermek eljuttatása bölcsibe vagy oviba, majd a szülő eljutása a munkahelyre időben, az is komoly feladat és több személy (apuka, anyuka, gyermek) és intézmény (bölcsőde, munkahely, közlekedés) tevékenységének összehangolását igényli.

Projekt menedzser: Az a felelős személy, akinek a feladata, hogy az egyes részlegek, tevékenységek munkáját összehangolja, koordinálja. A projekt menedzser nem egy adott részleg vezetője, hanem több részleg munkájának a hatékony együttműködését segíti. Amennyiben van külön projektmenedzselési részleg egy cégen belül, akkor ott természetesen lehet egy helyi munkahelyi vezető (vezető projekt menedzser).

Tehát láthatjuk, hogy a projektnek mindig van egy célja, van egy feladat amit el kell végezni. Ez a feladat több személy, intézmény, részleg közös munkáját igényli. Ezért is van szükség kiemelten egy olyan felelős személyre, aki magáénak érzi a feladatot és érti az egyes szereplők munkáját, tud velük kommunikálni és hatékonnyá tudja tenni az egyes szereplők munkáját a cél elérése érdekében.

Minden vállalkozásnál szükség van adott projektek megfelelő szintű menedzselésére, de nagyvállalati szférában erre még nagyobb hangsúlyt tesznek - nagyon helyesen.

Milyen eszközök állnak rendelkezésre egy projektmenedzser munkájának a segítésére?

A legismertebb eszköz a Microsoft (Office) Project, én magam is használom ezt a terméket. Bevált, kipróbált, használható. Természetesen ez az eszköz jól kombinálható a Microsoft egyéb termékeivel (Excel, Word).

Kisvállalkozói körben nem igen használnak a projekt menedzseléshez specifikus eszközöket, a legelterjettebb az Excel. Az viszont biztos, hogy minden cég csinálja valahogy, csak valakik sajnos ennek tudatában sincsenek. Akik felismerik, hogy különböző feladatokat, különböző módon kell menedzselni, vezetni, irányítani, azok működésében is hatalmas változást fog ez eredményezni. Fontos, hogy kisvállalkozói körökben se csökkenjen a humán erőforrás minősége, mert attól lehet, hogy olcsóbb lesz a vállalkozás üzemeltetése, de a hatékonyság nagyon sokat fog romlani.

A hatékonyság növelése pedig minden cég életében első számú dolog kell, hogy legyen. Erre egyébként több módszertan is létezik attól függően, hogy a cég milyen tevékenységet végez (Lean, SixSigma, ITIL, stb.).