A TRL Hungary Kft. készített az év első felében egy komplex felmérést az adótanácsadó, könyvelő és könyvvizsgáló szervezetek körében. Ennek a felmérésnek összeállították kifejezetten szervezetirányítási, ERP témájú kivonatát, amelyet most mi is olvashatunk. Vendégposzt következik!

A könyvelő, könyvvizsgáló és adótanácsadó cégek döntő többsége tíz fő alatti mikrovállalkozás. A hatékony irányítás az ügyfelek árérzékenysége, az elhúzódó piaci stagnálás és a szabályozások folyamatos változása miatt kiemelt jelentőségű minden méretű szervezetben.

"A kiélezett üzleti helyzetben a kis- és közepes vállalkozásoknak egy iparág-specifikus ERP megoldás jelentős versenyelőnyt biztosíthat, de a mikor-vállalkozásoknak is érdemes lehet kisebb IT fejlesztésekkel támogatni tevékenységüket." - mondta Trenger Csaba a TRL Hungary Kft. ügyvezetője, ERP szakértő.

TRL Hungary Kft.:

A cég 1994-ben alakult, 2000 óta a Maconomy vállalatirányítási rendszer és a People Planner erőforrás-és kapacitás tervező alkalmazás hivatalos disztribútora hazánkban, 2004 óra pedig a régióban. A maconomy a projektalapon működő szolgáltatócégek ERP megoldása.

Az adótanácsadó, könyvvizsgáló és könyvelő szervezetek általános jellemzői

A felmérésben részt vevő cégek jelentős része a könyvelést (84%) jelölte meg fő tevékenységi körének, a könyvvizsgálat és az adótanácsadás mellett. A vállalkozások negyede végez kiegészítő tevékenységeket is, mint például egyéb tanácsadás, hitelkérelmek készítése, informatikai, kereskedelem, oktatásszervezés, kulturális tevékenységek.

A válaszadók létszámadatainak eloszlása nem okozott meglepetést, 94% a tíz fő alatti mikrovállalkozások aránya, 20 fő feletti létszámmal pedig csak a válaszadók 1,6%-a rendelkezik. A kapacitás-kihasználás a válaszadók egyharmadának okoz problémát, ők nem tudják a rendelkezésükre álló munkaerőt hatékonyan kihasználni.

A szegmens üzleti helyzete

Az árbevétel kapcsán kedvező változást jeleztek a válaszadók, a 10 millió forint alatti sávba tartozó szervezetek száma csökkent, a 10-40 millió forint közötti és a 40 millió forint feletti tartományban pedig nőtt a 2012-es és 2013-as adatok alapján.

2012-2013 során az iparágban az ügyfél-fluktuáció megnőtt és kevesebb lett azon szervezetek száma, amelyek nem veszítettek ügyfeleket. Ennek fő okaként a vállalkozások árérzékenységét, az általános piaci helyzetet és a nem fizető ügyfelektől való kényszerű megválást említették a válaszadók.

A kisebb vállalkozások esetében az ügyfélszám kedvezőtlenül változott. 2012-2013 között megnőtt azoknak a cégeknek a száma akik kevesebb mint 10 ügyféllel rendelkeznek, ezzel párhuzamosan pedig csökkent a 11-20 ügyfélnek szolgáltató szervezetek száma. Több vállalkozás jelezte annak felismert kockázatát, hogy bevételeik döntő többségét egy-két nagyobb megrendelő generálja.

Szervezetirányítás

A szervezetirányítási tevékenységek, illetve az azokat támogató informatikai rendszerek kapcsán nem lehet figyelmen kívül hagyni a szegmensben található vállalkozások méretét, hiszen a hazai számvitellel, könyveléssel és adótanácsadással foglalkozó cégek döntő többsége a felmérésünk és a vonatkozó statisztikák (Eurostat) alapán is tíz fő alatti létszámmal működnek.

Jelenleg a felmérésben részt vevő szervezetek 40%-a végez ügyfél- vagy szerződés alapú üzleti tervezést és nyomon követést. A kisebb irodáknál az alig változó ügyfélkör és az egyszerűen áttekinthető üzleti helyzetkép miatt sem a tervezésnek, sem a nyomon követésnek nincs hagyománya.

A válaszadók 19%-a készít írásos erőforrás tervet a rendelkezésre álló szerződés állomány és ügyféligények alapján. A cégvezetők 47%-a fejben végez kapacitás tervezést, míg 34%-uk egyáltalán nem folytat ilyen tevékenységet. A szervezetek egy részénél az ügyfelek lemorzsolódása miatt az erőforrások visszafogása (alacsonyabb óraszámban foglalkoztatott munkatársak, passzív leépítés) a leggyakrabban előforduló tervezési feladat.

A felmérésben részt vevő válaszadók mintegy kétharmada tudja meghatározni egy adott időszakra vonatkozóan az üzleti alapadatait (bevétel, nyereség, időráfordítás, költségek, stb.) ügyfelenkénti bontásban. A vállalkozások 26%-a csak pontatlanul, míg 8%-a egyáltalán nem tudja ezeket megállapítani.

Arra a kérdésre, hogy "Szokott problémát okozni a döntéshozatalnál, hogy nem állnak rendelkezésre (pontos) adatok?", az alábbi válaszokat kaptuk:

• nem, amire szükségünk van, azt gyorsan elő tudjuk állítani: 50%
• néha, de ez nem okoz nagy problémát: 34%
• előfordul, ilyenkor sok időbe kerül a szükséges adatok előállítása: 13%
• gyakori és égető probléma a megfelelő minőségű adatok hiánya: 3%

A válaszadók a "Milyen ügyvitelt támogató rendszereket használ (több válasz is megjelölhető)?" kérdésünkre az alábbi ábrán látható válaszokat adták:

Kizárólag papíralapú nyilvántartásokat csak a válaszadók 3,1%-a használ, ez a kis (egy-két fős) vállalkozások esetében sem gyakori már. Microsoft Excel táblázatokat a szervezetek egyharmada használ nyilvántartások és kimutatások elkészítéséhez. Mintegy 44%-uk használ nem saját fejlesztésű könyvelő- és bérszámfejtő programokat, lokális vagy hálózati környezetben.

Annak ellenére, hogy 20 fő feletti létszámmal csak a válaszadók 1,6%-a rendelkezik, egyedi fejlesztésű ügyviteli rendszereket a válaszadók 3,8%-a, míg integrált vállalatirányítási megoldásokat 2,3%-a használ.

Arra a kérdésre, hogy "Tervezik a következő 2-3 évben integrált ügyviteli rendszerek beszerzését?" az alábbi válaszokat kaptuk:

Összefoglalás

A könyvelő, könyvvizsgáló és adótanácsadó vállalkozásokra a szervezeti méret, az üzleti eredmények és az elvárásaik alapján is jellemző a polarizálódás.

Az egyik csoportba tartoznak az egy-két fővel működő vállalkozások, akik pár ügyfelük számára szolgáltatnak. Őket érinti leginkább kedvezőtlenül a szabályozási környezet állandó változása (magas járulékos költségek az állandó képzések és követés miatt), az ügyfeleik romló gazdasági helyzete, egy megbízás elvesztése vagy egy nem fizető kliensük által okozott bevétel kiesés. A másik véglet azon kevés számú vállalkozások köre, amelyek legalább 20 fő alkalmazottal foglalkoztatnak, illetve stabil és fizetőképes ügyfélkörrel rendelkeznek.

Ez a polarizáció a szervezetirányítás terén is megfigyelhető. A vállalkozás mérete, a szolgáltatási tevékenységek intenzitása és dinamikája, valamint a rendelkezésre álló anyagi lehetőségek is meghatározzák a tervezési és nyomon követési feladatok összetettségét és a szükséges IT megoldásokat.

Azonban minden szervezeti méret esetén fontos a tudatos szervezetirányítás, függetlenül attól, hogy Excel táblázatok vagy integrált vállalatirányítási rendszerek segítségével történik. Azok a vállalkozások, amelyek a felmérés alapján jelenleg nem végeznek ügyfél- vagy szerződés alapú üzleti tervezést és nyomon követést, nem készítenek erőforrás-tervet, vagy nem tudják pontosan és naprakészen meghatározni üzleti alapadataikat változtatniuk kell a sikeresebb működésük érdekében.

Trenger Csaba, a TRL Hungary Kft. ügyvezetője szerint még a mikrovállalkozásoknak is érdemes átgondolniuk a szervezetirányítási tevékenységeiket, illetve kiválasztani az azokat támogató egyszerűbb IT alkalmazásokat. Azonban egy húsz fő feletti cég esetében kifejezetten érdemes meggondolni egy integrált és iparágspecifikus vállalatirányítási rendszer bevezetését is, hiszen ma már léteznek egyszerűbb, gyorsan bevezethető, kis rendszerek is, amelyeket akár egy tíz fős szervezetnél is érdemes alkalmazni.

A tanulmányt készítette: TRL Hungary Kft.