ERP rendszer bevezetése folyik az Ön cégénél, de a kollégái azt se tudják mit csinálnak, mit csináljanak? Fejvesztve szaladgálnak, és nem találnak semmit, azt mondják, hogy a régi rendszer jobb volt, felmondással fenyegetnek? Vajon mi lehet ennek az oka? Mi áll a probléma mögött?

Minden ilyen és ehhez hasonló probléma mögött a rossz menedzselés, rossz projektmenedzsment áll. A legtöbb cégvezető, döntéshozó azt várja el a rendszert bevezető cégtől, hogy a projekt minden terhét ők viseljék és minden problémát ők oldjanak meg. Ahogy azt már számos cikkemben írtam a rendszerbevezetés minimum két céget érintő komoly üzleti tevékenység, a sikerben mindkét cég érdekelt. Kell, hogy legyen egy megfelelő projektmenedzser az adott vállalkozásnál is, ahol a rendszer bevezetés történik. Hogy magamat idézzem egy két évvel korábbi cikkből:

„Ne akarja Ön irányítani a rendszer bevezetését. Bízzon meg kollégái közül projektvezetőt, aki végig kíséri a bevezetés folyamatát a kezdetektől a végéig. Olyan személy legyen, aki eligazodik a vállalkozás dolgaiban, valamint az informatika világában is. Agilis, megbízható, szakértő személy legyen.”

Kép forrása: Internet

De ezen kívül miért van szükség ún. belső projektmenedzserre? Azért, hogy kommunikáljon kifelé (bevezetést végző cég irányába) a belső információk alapján, és kommunikáljon befelé (saját cég irányába) a kívülről megszerzett információk alapján. Ugyan ki mondaná meg a kulcs- és végfelhasználóknak, hogy mikor lesznek oktatások? Természetesen nem a bevezetést végző cég értesíti egyesével az arra jogosult személyeket, hanem a belső projektvezető. Ahhoz, hogy a munkatársak, kulcs- és végfelhasználók megfelelő habitussal álljanak a projekthez, a rendszer bevezetéshez, folyamatosan tájékoztatni kell őket, minden lépésről. Ők fogják használni a rendszert. Bizonyos döntésekből ki lehet hagyni őket, de a döntésekről tájékoztatni kell őket, mert a döntések hatásai őket érintik a legjobban. Sajnos napi szintűek lehetnek az olyan problémák, amikor a szolgáltató cég komoly híranyagokat készít egy-egy változtatásról, ami a rendszerben fog történni, de az nem jut el a megfelelő szintekig, megmarad a döntéshozók szintjén, és ezáltal temérdek problémát és káoszt okoz.

Tehát arra a kérdésre, hogy „Hogyan segít a kommunikáció az ERP bevezetések során?” a válasz az, hogy úgy, hogy műveljük azt, azaz csináljuk, nem felejtjük el, akármennyire is nehézkes, a cégnek kötelessége tájékoztatni dolgozóit minden nemű változásról, és ezt nem háríthatja át a bevezetést végző cégre, ez nem az ő dolguk, legalábbis nem közvetlenül. Viccesen szoktam mondani, hogy mi nem a titkárság vagyunk.

Akinek további gyakorlati tanácsra van szüksége, hogy hogyan kell ERP rendszert bevezetni, az olvassa el a BPR-ről írt cikkemet és letöltheti a segédletet is.