A munkám során évente akár több kisebb nagyobb projektben részt veszek elsősorban, mint projektvezető. A projektjeim során sokszor szerencsés helyzetben vagyok, mert beosztott kollégáim egyben a projekt csapat tagjai is, így könnyen tudom őket motiválni. Nehezebb egy hagyományos projektmenedzser feladata, akinek a projekt tagok nem közvetlen beosztottai, abban a szituációban sokkal nehezebb a projekt csapat motiválása. De miért is beszélek erről? A mai cikkben a projektekkel kapcsolatos kockázatokról, kockázat elemzésről, kockázatkezelésről szeretnék beszélni. Megpróbálom bemutatni, hogy a szakirodalom mit mond ezekről a dolgokról és reményeim szerint valódi gyakorlati segítséget is adni fogok ahhoz, hogy a projektek során biztos kézben tartsuk a kockázatokat.

Mi a kockázat? A kockázat egy jövőben megtörténő, nem várt esemény, amelynek a projektre negatív kihatásai lehetnek. A kockázatnak több oka is lehet és több hatása is a projektre, a projekt tényezőire.

Mi a kockázat menedzsment? A kockázat menedzsment mindazon folyamatok összessége (tervezés, azonosítás, elemzés, válaszreakciók, utólagos monitorozás és kontrol) a projekt során, amelynek célja, hogy a pozitív események hatása, valószínűsége növekedjen a projekt során és a negatív események hatása és azok valószínűsége pedig csökkenjen.

Kép forrása: Internet

A kockázat menedzsmentnek a szakirodalom szerint a következő lépései vannak:

• Kockázatkezelési terv: A projekt során hogyan fog a szervezet és a folyamatok működni a lehetséges kockázatok fényében.
• Kockázatok azonosítása: Az összes lehetséges kockázati tényező megtalálása. Mely kockázati tényezők befolyásolhatják a projektet és milyen mértékben.
• Minőségi kockázat elemzés: A kockázati tényezők elemzése és prioritásainak meghatározása minőségi szempontból.
• Mennyiségi kockázatelemzése: A kockázati tényezők elemzése és prioritásainak meghatározása mennyiségi szempontból.
• Kockázatra adható válaszok: A felmerülő kockázatokra milyen válaszokat adhatunk, fogunk adni a projekt során, hogy a projekt kimenetele pozitív maradjon.
• Elemzés, monitorozás: Utólagos elemzések.

Egy-egy projekt legtöbbször annyira egyedi, hogy komoly fejtörést okozhat, hogy megtaláljuk és beazonosítsuk a lehetséges kockázatokat és még akkor sem biztos, hogy a projekt megvalósítása során nem merülhet fel újabb kockázati tényező. Ezért is fontos, hogy a kockázat kezelés menedzsment a projektek során egy folyamatos munka legyen, ami monitorozza a projektet. A kockázatok megtalálásának módjai, módszerei a következők lehetnek:

• Megbeszélések, ötletbörzék (brainstorming): Ezeken a megbeszéléseken, ötletbörzéken a projekt tagok és projekten kívüli tagok megoszthatják egymással „félelmeiket” a projekttel kapcsolatban és ez jó alapja annak, hogy pontosan be tudjuk azonosítani a projekt lehetséges kockázatait.
• Szakmai megbeszélések: Ezeken a megbeszéléseken a projektben résztvevő szakmai gárda osztja meg egymással véleményét, kérdéseit, felvetéseit. Ez már egy szűkebb kör, ahol a projekt megvalósításához szükséges szakértő gárda vesz csak részt.
• Interjúk: Interjúkat készíthetünk olyan szakértőkkel, akik a projektben ugyan nem vesznek részt, de széles szakmai tapasztalattal rendelkeznek.
• RCA (root cause analysis): Egy speciális technika, amely a lehetséges problémák forrásainak (root) feltárását tűzi ki célul. A jelenlegi cikkben most nem foglalkoznék ezzel részletesebben, de egyszer majd lehet, megér egy önálló cikket.
• A projekt dokumentáció részletes tanulmányozása során is derülhetnek ki kockázati tényezők.
• Korábbi projektek tanulmányozása során is értékes információkhoz juthatunk.
• SWOT elemzés. Erről már írtam korábban egy cikket.

Kép forrása: Internet

Ezek alapján több különböző típusú kockázati tényező tárható fel, amelyek a következők lehetnek (a lista nem teljes, szabadon bővíthető):

• külső kockázati tényezők, amelyek köre igen széles lehet (az állam megváltoztatja a játékszabályokat, új törvényeket, szabályozásokat vezetnek be, vagy egyszerűen a piaci viszonyok megváltoznak)
• anyagi jellegű kockázatok, nem jut elegendő pénz a projektre, kifutunk a költségvetésből, alábecsültük a projektet anyagilag, vagy a projekt során olyan új tényezők merülnek fel, amelyek megnövelik a költségvetési keretet, de arra valójában már nincs keret
• időbeli tényezők, kifutunk az időből, nem tudjuk az ütemterv szerint megvalósítani a projektet
• technológiai problémák is felmerülhetnek, informatikai projektek során ez egy kiemelt kockázati tényező, a projektet megtervezzük, de a megvalósítás közben olyan technológiai akadályok merülnek fel, amelyeket nem lehet vagy nehezen lehet megoldani
• működtetéssel kapcsolatos kockázati tényezők lehetnek azok, amelyek a projekt megvalósítása után merülnek fel, a projekt elkészült, de a működés nem megfelelő
• emberi problémák lehetnek azok, amikor például betegség miatt a projekt tagok nem tudják a munkájukat elvégezni

Ezeket a kockázati tényezőket különböző csoportokba kell sorolni, azok veszélyességi foka szerint és kiemelten figyelni kell (monitorozni) azokat, amelyek bekövetkezési lehetősége igen magas.

Miután megismerkedtünk a kockázat menedzsment alapjaival most nézzük meg, hogy a gyakorlatban hogyan tudjuk a kockázatokat kézben tartani. Nagyon fontos, hogy a kockázatokkal, mint valós problémákkal foglalkozzunk, minden projekt előtt mérjük fel a lehetséges kockázatokat és ne csak felszínes módon. A lehetséges kockázatokat foglaljuk írásba és priorizáljuk is őket. Az egyes kockázatok mellé hozzunk létre akciótervet. Mit fogunk csinálni, ha az egyes kockázati tényezők bekövetkeznek? Itt jegyzem meg, hogy lehet olyan scenario, amikor a projekt felfüggesztése vagy teljes leállítása az egyetlen megoldás.

A kockázatokat megpróbálhatjuk különböző lépésekkel elkerülni (ha nincs pénz szerzünk, ha nincs idő akkor túlórázunk, ha nincs elég ember, akkor felveszünk, stb.). Megpróbálhatjuk áthelyezni a kockázatot más szereplőkre a projekten belül. A projekt-szerződésbe belefoglalhatjuk, hogyha változik a törvényi szabályozás, akkor a felelősség nem minket terhel. Hogy mondjak egy másik példát is, ha valamilyen technológiai megoldást kell létrehozni, akkor írásba foglalhatjuk, hogy az éppen aktuális Windows operációs rendszeren garantáljuk a hibátlan működést. Ezen kívül a kockázatokat megpróbálhatjuk enyhíteni is, ha időben felfedezzük a kockázat bekövetkezését, ami már elkerülhetetlen, akkor enyhíthetjük a hatásait, például ha tudjuk, hogy egy projekt tag hamarosan ki fog esni a projektből (szabadság, terhesség, betegség, munkahelyről történő kilépés), akkor még időben pótolhatjuk. A negyedik fajta kockázatmenedzsment eszköz pedig az elfogadás, nincs mit tenni, a kockázat bekövetkezését el kell fogadni. Ez mondjuk azért lehet eszköz, mert egy kisebb kockázat bekövetkezését még elviseli a projekt, és emiatt nem következik be egy nagyobb kockázat.

Mára ennyit a kockázatmenedzsmentről. Mindenkinek kockázatmentes projekteket kívánok – bár tudom, hogy ilyen nem létezik.