Súgó

Az ERP rendszerdokumentációk című cikkemben már írtam arról a témáról, hogy egy erp rendszerhez milyen jellegű dokumentációkra van szükség a működéshez. Egy nagyon fontos dokumentáció típusról viszont még nem beszéltem, ez pedig a súgó. A súgó egy nagyon hasznos kis találmány, csak az elkészítése nem túl egyszerű.

 

A súgó tartalmak készítésénél nem a technikai feltételekre szeretném kihegyezni a hangsúlyt, de akit ezek is érdekelnek, azok látogassanak el erre a weboldalra, és elég sok hasznos információt fognak találni (Súgó készítése) a témában.

 

Amire én szeretném fektetni a hangsúlyt az a súgó tartalomnak a felépítése. Hogyan is építsünk fel egy rendszerhez egy súgót? Gyakori probléma, hogy egy folyamatos fejlesztés alatt lévő rendszernél hogyan tartsák mindig frissen a dokumentációkat, és már nem marad elég kapacitás, hogy valaki egy komoly, átfogó struktúrájú súgót készítsen a rendszerhez. Igazából nem is nagyon érheti vád ezeket a rendszereket, mert ilyenkor általában magyar gyártású szoftverekről van szó, ahol mesterségesen az árakat lenyomják, hogy versenyképesek maradjanak, így nincs akkora bevétel, amelyből a rendszer fejlesztése mellett, egy hatékony dokumentáció kezelést is ki lehessen alakítani. Egy folyamatos fejlesztés alatt lévő rendszer esetén csak úgy tud hatékonyan megvalósulni a dokumentáció és súgó készítés és karbantartás, hogy erre a munkára külön munkatársat alkalmaznak.

 

Tehát az első nehézségbe ott ütközhetünk, hogy nincs rá elég kapacitás, és így csak a felhasználói kézikönyvekre támaszkodhatnak a rendszert használók. A következő problémát az okozhatja, hogy kialakításra került egy megfelelő felhasználói kézikönyv, de a felhasználói kézikönyv az nem súgó, ezért azt egy az egyben feltölteni a rendszerbe nem lehetséges, vagy ha igen, akkor azt nem súgónak hívják, hanem letölhető dokumentációnak. Ez egy köztes megoldás a súgó és a felhasználói kézikönyv között, mivel ezeket a tartalmakat el lehet helyezni a rendszer moduljaiban és bizonyos mértékig szét lehet őket szabdalni, sőt még keresni is lehet bennünk (bár egy PDF vagy DOC állományban is lehet keresni természetesen). Egy ilyen megoldást már több helyen is súgónak hívnák, bár nem teljesen az.

 

A tökéletes megoldás az, ahol a felhasználói kézikönyv és a súgó teljesen eltérő struktúrájú. A felhasználói kézikönyv egy részletes dokumentációja a rendszernek. A súgó pedig a rendszer adott részén jelent csak segítséget, ahonnan a linkeken keresztül további hasznos információkat tudunk kapni. De például a felhasználói kézikönyv 1 oldala a súgóban több helyen is szerepelhet és jóval rövidebb struktúrában. Mire egy ilyen jól struktúrált súgó elkészül valószínűleg el is avult a tartalom, de ha a struktúra kialakításra került, akkor könnyen megoldható a későbbi frissítése, mert a szerkezete már elkészült.

 

Most nézzük meg, hogy egy rendszernek hány szintű súgóval célszerű rendelkeznie:

  1. A rendszer központi vezérlő paneléből (intézőjéből) indítható teljes súgórendszer.
  2. A rendszer minden egyes moduljából hívható egyedi súgó oldal, amely a súgórendszer megfelelő pontjához hivatkozik. Ezek között az oldalak között maximális átjárhatóságot kell biztosítania a linkeknek.
  3. A rendszer minden egyes moduljában, minden egyes oldalon elhelyezett súgó oldal, amely a súgórendszerből már csak az adott oldal információit jeleníti meg.
  4. Mező szintű súgó, általában a „Mi ez?” funkció tökéletesen alkalmas erre a megoldásra, így megtudható, hogy egy ablakon „Mi ez?” a nyomógomb, vagy menüpont.

 

Tehát amennyiben a rendszerünk megfelel ezeknek a kritériumoknak, akkor elmondhatjuk, hogy megfelelő súgó rendszerrel rendelkezünk, amennyiben még nem, akkor se adjuk fel az elkészítésének a lehetőségét, hanem vegyük napirendre, mert a felhasználók életét sokkal könnyebbé teszi, és ha a felhasználó kevesebbszer nyúl a telefonos segítséghez, akkor a tanácsadó cég is több időt tud fejlesztésre, egyéb tanácsadásra fordítani. Fontos, hogy előbb fektessünk bele pénzt és energiát, hogy elkészülhessen a súgó, és után kapacitások tudnak felszabadulni, akár abból is, hogy kevesebbszer fogják az ügyfelek a telefonos segítséget igénybe venni. Fordítva nem működik a dolog, vagyis az az üzleti felfogás (szerintem) merőben rossz, hogy először aratunk, aztán vetünk (vetés és aratás törvénye).

 

A bejegyzés trackback címe:

https://erp-blog.blog.hu/api/trackback/id/tr851467492

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

Nincsenek hozzászólások.
süti beállítások módosítása