10 hasznos tipp az üzleti levelezéshez

Sok tízes lista készült már különböző témákban, különböző blogokon. Nemrég én is készítettem egy tízes listát (10 hasznos tanács ERP vagy CRM bevezetés előtt). A mai cikkben hasznos tippeket szeretnék adni Nektek az üzlet levelezésetekhez - a cikknek egy előzményét itt megtaláljátok.

A tippeim a következők:

 

1. Mindenről legyen írásos dokumentáció. Én ha telefonon egyeztetek is valamit, utána mindig küldök róla egy rövid memót a megbeszéltekről, hogy biztos meg legyen írásban is. A szó elszáll, az írás megmarad. Így hónapok, évek múlva is tudjuk, hogy miben egyeztünk meg, mégha csak egy apróságról is van szó.

 

2. Az üzleti levelezés mindig higgadt, nyugodt hangnemben történjen. Ne feledd, hogy írásban nem tudsz közvetíteni érzelmeket - legalábbis nehezen. Így könnyen félre lehet érteni egy rosszul megfogalmazott mondatot.

 

3. Soha ne írj csupa nagybetűvel. Ha nagybetűvel írsz az olyan, mintha kiabálnál. Még szavakat se írj csupa nagybetűvel, ha ki akarsz emelni szavakat, mondatokat, akkor a betűformázásd használd (félkövér, dőlt, aláhúzott).

 

4. Ne használj felkiáltó jelet. A felkiáltó jel, ugyanazt fejezi ki, mint a csupa nagybetűs írás, kiabálsz. Ne kiabálj senkivel, főleg ne az üzleti levelezésben.

 

5. Ha üzleti levélre válaszolsz, akkor mindig a Válasz mindenkinek gombot (Reply to all) használd. Nagyon idegesítő tud lenni a küldőnek, aki több embert is betesz a címzettek közé vagy a másolatot kapó (cc) személyek közé, aztán jön egy válasz, de csak a küldő személynek. Ilyenkor a levelezés több irányba fog folytatódni és olyanok is lemaradnak az értékes információkról, akiknek fontos lenne, hogy tudják a választ. Egyetlen eset van amikor nem szükséges mindenkinek válaszolni, ha a válaszoló meg van arról győződve, hogy a válasz kompromittálná vagy rosszul érintené a levelezés többi személyét.

 

6. A levelezésben soha ne legyen helyesírási hiba, elütés. Illetlen és azt mondja el a levél íróról, hogy figyelmetlen, valamint szakmai tekintélyét is csorbíthatja.

 

7. Ha úgy érzed, hogy nem vagy elég jó a levelezésben, esetleg nem tudod jól megfogalmazni a mondanivalód, vagy nem tudod, hogy azokat a mondatokat leírhatod-e az ügyfélnek vagy nem, akkor mutasd meg a levelet feletteseidnek. Jobb előre megmutatni, és meghallgatni a korrekciót, mint utólag a szidást hallgatni. Én nagyon sokat tanultam főnökeimtől ezen a téren a pályafutásom 8 éve alatt.

 

8. A belső levelezés ugyanolyan, mintha kívülre leveleznél. Soha nem szidunk ügyfelet még belső levelezésben sem. Egyrészt mert az ügyfelekből élsz és légy hálás, hogy vannak, még ha néha nehéz is velük, másrészt egy belső levél véletlenül kikerülhet az ügyfélhez, akkor pedig kezdődhet a magyarázkodás.

 

9. Az üzleti levelezésben - főleg ha több személy van a címzettek között - egymás után érkeznek a válaszok egy kiküldött levélre, azaz egy levelezési lánc képződik. Ha hozzá akarsz szólni a témához, mindig az utolsó levélre válaszolj. Ha a lánc közepén lévő levélre válaszolsz, akkor megtöröd a láncot és kétfelé megy a levelezés. Később ha a levelezésben lévő összes információt vissza kell keresni, akkor több levél tartalmát kell átvizsgálni.

 

10. A levél kiküldése előtt legalább kétszer olvasd át a leveled, hogy a fenti pontoknak megfeleljen. Soha ne küld ki olvasás nélkül a leveled.

 

10 + 1. Óvatosan a macskakörömmel. A macskakörmök közé tett szövegek, árnyaltabb jelentést kapnak. Például ha a szerződés szót macskakörmök közé teszed, azt azt is jelentheti, mintha nem is lenne szerződés, azaz kamu szerződésről lenne szó. Jól gondold át a macskaköröm vagy idézőjel használatát.

 

Remélem hasznosnak találtátok a tippjeimet. Ha nektek is van, osszátok meg velem és az olvasókkal.

A bejegyzés trackback címe:

https://erp-blog.blog.hu/api/trackback/id/tr22318320

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

Nincsenek hozzászólások.

Macher Judit

macher_judit.jpg

Magamról

Macher Judit vagyok, a Macher Gépészeti és Elektronikai Zrt. második generációjának tagja. A szüleim által 30 éve indított, bérmunkával foglalkozó Bt-ből mára egy közel 100 főt foglalkoztató integrátori szerepkört is ellátó Zrt. lettünk. Az innovatív megoldásokra való nyitottság mindig is jelen volt cégünk életében, így lettünk Magyarország öt Mintagyárának egyike. Ennek kapcsán számos céggel osztottuk meg a tapasztalatunkat a digitalizációval kapcsolatban, mely során mi is rengeteget tanultunk. Ezzel a bloggal az offline térből az online térbe tesszük át a párbeszédet a legújabb technológiákról (elsősorban az ERP-k területén), és az egymástól való tanulás lehetőségét. Időről időre olyan szakértőket kérek fel tapasztalataik megosztására, akiktől hiszem, hogy sokat tanulhatok, tanulhatunk.

Facebook

Elérhetőség

Ha kapcsolatba szeretnél velem lépni, mert véleményed van, meg akarsz osztani velem valamit, segítségre van szükséged, akkor ne habozz, írj nekem!

macherjudit@gmail.com 

Friss topikok

Kiemelt partnerek

 
logo_white_red_1.png

 prodHost Zrt.
Az okos vállalatirányítási rendszer

 

macher.jpg

MACHER Gépészeti és Elektronikai Zrt.

 

Partnerek

 

 cmo_logo.png

 

  

corvinus-logo-400x280.jpg

 kulcs.png

 hrp_logo_new-1024x552.png

 

 sclogo.png

 

 graphit_logo_1.jpg

Computerworld

Nincs megjeleníthető elem

www.erpblog.hu

Macher Judit vagyok, a Macher Gépészeti és Elektronikai Zrt. második generációjának tagja. A szüleim által 30 éve indított, bérmunkával foglalkozó Bt-ből mára egy közel 100 főt foglalkoztató integrátori szerepkört is ellátó Zrt. lettünk. Az innovatív megoldásokra való nyitottság mindig is jelen volt cégünk életében, így lettünk Magyarország öt Mintagyárának egyike. Ennek kapcsán számos céggel osztottuk meg a tapasztalatunkat a digitalizációval kapcsolatban, mely során mi is rengeteget tanultunk. Ezzel a bloggal az offline térből az online térbe tesszük át a párbeszédet a legújabb technológiákról (elsősorban az ERP-k területén), és az egymástól való tanulás lehetőségét. Időről időre olyan szakértőket kérek fel tapasztalataik megosztására, akiktől hiszem, hogy sokat tanulhatok, tanulhatunk.

Search Clear

[-] mínuszos.hu

Nincs megjeleníthető elem

süti beállítások módosítása