Azt már tudjuk, hogy a projekt valamilyen időszakos tevékenység, törekvés arra, hogy egy (egyedi) terméket, szolgáltatást vagy valamilyen eredményt, hatást hozzunk létre. De mi a program és mi a portfólió – projekt menedzsment szempontból?

A portfólió projektek és/vagy programok gyűjteménye az üzleti célok elérésnek megkönnyítése céljából. A portfólió elemeinek nem kell feltétlenül kapcsolatba lennie egymással, teljesen különálló, egymástól független projektek, programok is lehetnek. (Az ITIL – mivel az sokkal inkább egy informatikai szolgáltatásokra specializálódott módszertan – azt mondja, hogy a portfólió egy informatika szolgáltatást nyújtó (service provider) által nyújtható szolgáltatások listája, tehát szintén egy gyűjtemény.)

A program a portfólió egy bizonyos halmaza, amire már igaz, hogy egymással összefüggő projektek kapcsolódása, csoportja. Ha bizonyos projekteket célszerű együtt kezelni, mert azt valamilyen üzleti (valamilyen haszon elérése céljából) cél megkívánja, akkor szükség van program menedzsmentre is. A program menedzser egy nagyobb cél érdekében együtt kezel több projektet. A különböző szervezetek, vállalkozások, informatikai szolgáltatók az üzleti stratégiájuknak megfelelően csoportosítják a projektjeiket programokká és az egész rendszer kiadja a portfóliót.

A projekt menedzsment iroda (PMO) vagy röviden projekt iroda egy szervezeti egység, amelynek jelentős feladatai és felelősségei vannak a hatáskörébe rendelt projektek felett. A projektmenedzserről tudjuk, hogy a projekt menedzselésével valaki megbízta, van egy döntéshozó, a projekt irodának viszont saját hatáskörében lehetnek olyan privilégiumai, amelyek a döntéshozóéval egyeznek meg, azaz szüneteltethet egy projektet, vagy akár le is állíthat, mert a vállalkozás a szervezet stratégiai-üzleti céljai így kívánják. A projektmenedzser önállóan ilyen döntést nem hozhat.

A projekt iroda a következő feladatokat látja el:

• menedzseli a közösen használt erőforrásokat a hatáskörébe rendelt projektek között
• fejleszti a cég által használt projekt menedzsment módszertant, testre szabja a cég érdekeinek megfelelően, kialakítja az ún. best practice-eket
• koordinációs szerepet vállal az egyes projektek között
• elemzi, monitorozza a projekteket, figyeli a projektek előrehaladottságát

Összességében elmondhatjuk, hogy a projekt irodának sokkal komplexebb feladatai vannak a projekt menedzserhez képest. Azt is láthatjuk, hogyha egy vállalkozás több projektet visz folyamatosan, akkor szüksége van egy olyan szervezeti egységre, ahol ezeket a feladatokat hatékonyan szétosztják, kezelik, menedzselik. Míg a projekt menedzser nem munkahelyi vezető, addig a projekt iroda vezetője természetesen az.