Tesztrovat: Coupa

Sziasztok, ismételten jelentkezem a tesztrovattal. A mai tesztalany a Coupa. A Coupa nem egy ERP rendszer, tehát ha valakinek nem ismerős, akkor ne ijedjen meg, a Coupa egy nagyvállalati, beszerzéseket koordináló-támogató rendszer vagy más néven költésmenedzsment szoftver. A rendszer kizárólagos hazai forgalmazója a Streamline Beszerzési Tanácsadó Kft. A Streamline elsősorban egy beszerzési tanácsadó cég, amelyet nagyvállalati háttérből jövő beszerzési vezetők alapítottak. A cég fő profilja, hogy több éves tapasztalatukkal segítsék a beszerzések optimalizálását, ezáltal a költségek csökkentését, a profit maximalizálását. A tanácsadás mellett többször felmerült ügyfeleik részéről, hogy ezt a munkát hogyan lehetne jobban támogatni szoftveres megoldással és ekkor találtak rá a Coupa rendszerre.

Engem minden érdekel, ami a vállalati erőforrások jobb kihasználását eredményezi így igényeltem tőlük demó hozzáférést és kipróbáltam a rendszert. A rendszer már teljesen lokalizálva van, magyar nyelven fut, teljesen felhő (web) alapú, így semmilyen telepítésre nem volt szükség.

1_47.jpg

A rendszer egy részét úgy kell elképzelni, mint egy cégen belüli modern webáruházat, amin keresztül minden beszerezhető. Persze a legtöbb ERP rendszerben van az ügyfelek által igényelt vagy a gyártási folyamathoz szükséges alkatrészek beszerzését támogató rendszer, de a Coupa nem is ezt akarja kiváltani. A Coupa elsősorban a belső felhasználásra szánt cikkek, termékek, eszközök, szolgáltatások beszerzését támogatja (pl. marketing szolgáltatások, rezsi anyagok, karbantartási vagy informatikai eszközök, stb.).

A fenti képernyő a nyitó képernyő, ahol egyszerűen a felhasználó beírja, hogy mire van szüksége, de természetesen katalógusban is keresgélhet. A rendszer legalább 5 féle beszerzési lehetőséget támogat.

Szállítói katalógusokon keresztül fel lehet tölteni a rendszerbe különböző szállítók cikkeit, termékeit és azok között böngészve lehet vásárolni. Különböző szempontok alapján lehet sorba rendezni az egyes tételeket, valamint összehasonlítást is lehet kérni. Természetesen az egyes felhasználók beszerzéseit a rendszer összesíti és megfelelő jogosultsággal rendelkező beszerzőnek, beszerzési vezetőnek továbbítani tudja, aki leadhatja a rendelést a szállító, szállítók felé.

2_28.jpg

Ezen kívül közvetlenül integrálni lehet a rendszerbe szállítói webshopokat (integrált webáruház -PunchOut). A szállító webshopjában, e-kereskedelmi rendszerében kereshet rá termékekre, melyeket meg is rendelhet az előre leszerződött árakkal, feltételekkel. Az igénylés vége illetve a jóváhagyási folyamat viszont a Coupa-ban történik. A PunchOut oldalak irodaszerek, műszaki cikkek vagy más termékcsoportok szállítói számára előnyösek, ahol sok árucikk van raktáron illetve ahol az áruk és az árak gyakran változnak. Tulajdonképpen a webáruháznak a mi cégünk számára kialakított aloldalai a PuchOut katalógusok, melyeknek a kondícióit a másik oldalon, megállapodásunknak megfelelő mértékben és gyakorisággal maga a beszállító frissíti.

Szabadon paraméterezhető, könnyen létrehozható és lementhető web form-ok segítségével olyan rendeléseket adhatunk le a szállító felé, amikor nem egyszerűen egy terméket akarunk megrendelni, hanem szükséges további speciális adatok megadása is, ilyen például egy névjegykártya vagy egy takarítási szolgáltatás megrendelése.

3_12.jpg

Létezik még a Coupa iRequest technológiáján alapuló vásárlás, amikor is, ahogy böngészünk egy tetszőleges weboldalon majd megtetszik ott a webshopban valamilyen termék, akkor egyszerűen behúzhatjuk azt a saját Coupa felületünkre anélkül, hogy a teljes webshopot integrálni kellett volna. Az igényelt termék a Coupa bevásárló kosarába fog kerülni.

4_4.jpg

És ha ezeken a módszereken keresztül sem sikerült még megtalálni azt, amire szükségünk van, akkor egyszerűen a szabad szavas módszerrel (free forms) leadhatjuk igényünket a beszerzési vezető felé, aki majd megtalálja a legmegfelelőbb beszerzési módot.

A főoldalon még elérhető egy funkció, mellyel Megrendelési Listákat lehet létrehozni. Tetszőleges szállítóhoz, illetve szállítókhoz tartozó tételekre lehet könnyedén megrendelési listákat létrehozni. Ennek az a lényege, hogy sokkal gyorsabban lehet megrendeléseket leadni, már előre létrehozott sablonok alapján, melyet egyénileg is lehet használni, tehát nem kötelező minden Coupa felhasználó számára megosztani.

A Coupa ezzel az öt beszerzési módszerrel teljes körűen tudja támogatni a munkatársakat, hogy egy rendszeren belül tartsák a beszerzési igényeiket. A Coupa kellő szabadságot ad a felhasználók kezébe oly módon, hogy bármit megkereshetnek, illetve igényelhetnek, amit akarnak, természetesen vállalati szabályok betartásával, mégis az összes igénylés ellenőrzésre kerül, mielőtt a szállítónak a megrendelés kimenne.

Felhasználók láthatják az igénylés státuszát, nem kell hívogatniuk a beszerzőket, így koncentrálhatnak a saját feladataikra. A beszerzők is értékelik ezt, mivel kevesebb hívást kapnak a kollégáiktól, így hatékonyabban végezhetik a munkájukat.

A sikeres e-beszerzés egyik legfontosabb aspektusa az ÁTLÁTHATÓSÁG.

A rendszer nem csak a munkatársak kényelmét biztosítja, de a vezetők számára szükséges kontrollt is. Eleve minden felhasználóhoz lehet saját költési limitet beállítani, amit a rendelés leadásakor is lát a felhasználó, tehát önkontrollt is biztosít a rendszer, mielőtt valaki lead egy igényt, rendelést. De a vezető is tudja ellenőrizni a költséghelyre vonatkozó költési tervet, mielőtt jóváhagy egy rendelést. Beállíthatók automatikus értesítések, ha pl. bizonyos költési limitek megközelítésre és/vagy elérésre kerültek, akkor az adott költségvetés felelőseit értesíti a rendszer. Így elkerülhetők a túlköltéses helyzetek.

A kontrollingot további grafikonos jelentésekkel, lekérdezésekkel is támogatja a rendszer. Például a költési riportok megmutatják valós időben, hogy hogyan áll a vállalat költése, mely grafikonokban lefúrhatunk akár a rendelések szintjéig az adott időperiódusban.

5_3.jpg

A Coupa ezen kívül még egy valós idejű piaci összehasonlítást (benchmarking) is elérhetővé tesz, hiszen a Coupa felhasználók rendelési-beszerzési adatait anonim módon összegyűjti, és azokból elemzéseket ad vissza a felhasználók számára, akár iparág specifikusan is. Ez egy valós almát az almához összehasonlítás más vállalatokkal szemben. Ez nagyon értékes, hisz azonnal megtudhatjuk, hol kell még fejlődnünk folyamataink vagy a megtakarítások terén.

De van itt még készletmenedzsment, költségmenedzsment modul (pl.: utazási költségek rendszerben történő könnyű kezelésére és visszaigénylésére jó), beszállítói számlakezelési modul, szerződésmenedzsment modul és egy beszállító kiválasztást, stratégiai beszerzést támogató modul is.

Akiket még részletesebben is érdekel a rendszer, az nézze meg a demó videót és vegye fel a kapcsolatot a Streamline-al. Folytatjuk!