A mai cikkemmel azoknak szeretnék segíteni, akik új rendszer bevezetés előtt állnak. Bizonyára felmerült már bennük a kérdés, hogy hogyan válasszanak a piacon elérhető szoftverek közül. Aki a blogot rendszeresen olvassa az már találkozhatott hasonló témájú írásaimmal, de most egy csokorba gyűjtöttem a javaslataimat.

Ma Magyarországon legalább 50-60 vállalatirányítási rendszer közül lehet választani, de ezek a rendszerek mindegyike más és más. A választásunkat a következő módon hozhatjuk meg a legjobban.

• Iparág

Először is azt kell megvizsgálni, hogy az iparágban ahol működik a cégünk van-e valamilyen standard megoldás, hiszen azért akarunk ERP rendszert bevezetni, mert megoldásra van szükségünk. Az iparági és általános megoldásokról már három éve írtam egy cikket, ide kattintva elolvasható. Amennyiben van iparági megoldás célszerű megvizsgálni azokat a rendszereket és felvenni a szállítóval, szállítókkal a kapcsolatot, amennyiben nincs iparági megoldás úgy az én javaslatom az, hogy egy sokak által használt általános szoftvert válasszunk, amit könnyű átszabatni, testre szabatni akár plusz programozás árán is (itt érdemes elolvasni az Egyedi vs Standard ERP cikkemet).

• Igényspecifikáció

Ne várjunk azzal, hogy az igényeinket a külső szállító mérje fel, mérjük fel azokat mi előre. Egy külső cég által történő komplex és teljes igényfelmérés több százezer forintba kerülhet, de akár milliós tétel is lehet. Az igények felmérése során kérjük ki minden érintett véleményét, tanácsát. Ehhez szükséges lesz egy belső projektvezetőre. Itt érdemes elolvasni a 10 hasznos tanács az ERP bevezetése előtt című cikkemet. Hibás az az elgondolás miszerint majd az ERP szolgáltató megold helyettünk mindent. Ne felejtsük el, hogy a szolgáltatónak bejáratott folyamatai vannak (best practice) amelyeket megpróbál ráhúzni a mi vállalkozásunkra. Illetve arra is készüljünk fel, hogyha egy jelenleg is használt ERP rendszert szeretnénk újra cserélni, akkor nem hivatkozhatunk arra, hogy a régi rendszerben valami így működött és most miért van máshogy. Amennyiben az általunk leadott igények ezt tartalmazták, akkor természetesen számon kérhetjük.

• Verseny

Írjunk ki nyílt tendert, kérjünk fel minél több ERP szolgáltatót, hogy küldjék el ajánlatukat. Az ajánlat tartalmi követelményeit mi szabjuk meg. Az igényspecifikációnk tartalmi kivonatát bocsássuk rendelkezésre. Ez alapján megismerhetjük a pályázó céget és az ERP megoldását is. Az ajánlatban kérjük, hogy térjenek ki legalább a következő dolgokra:

• az igényspecifikációnkban leírtak közül mely funkciókat tudja a rendszer jelenleg és mely funkciókhoz van szükség további programozásra
• mennyi idő alatt tudják bevezetni a rendszert
• a bevezetést milyen szakmai csapat támogatja (fejlesztői létszám, tanácsadói létszám)
• részletezzék a bevezetés módszertanukat (erről ingyenes e-bookom letölthető innen)
• a bevezetés alatt és után milyen támogatást nyújtanak
• kérjünk részletes pénzügyi specifikációt (térjenek ki külön a bérleti és vásárlási konstrukciókra is)

• Bemutató

A beküldött pályázatok alapján válasszunk ki több rendszerszolgáltatót, akikkel meg szeretnénk ismerkedni. Amennyiben csak néhány pályázatról van szó úgy célszerű mindenkivel személyesen is találkozni. Kérjük, hogy modellezzék pontosan azt, amire nekünk szükségünk van, így könnyen lemérhetjük, hogy a pályázati anyagban mennyire mondtak igazat.

• Lássunk át az értékesítőn

A bemutatók alkalmával egy jól képzett értékesítő olyat is el tud nekünk adni, amit nem biztos hogy akarunk. A rendszerben rejlő hibákat, problémákat és hiányosságokat pedig jól el tudja rejteni. Lássunk át az értékesítőn és az értékesítői stratégiákon.

• Ismerjük meg a szolgáltatót

Amennyire csak lehet ismerjük meg a szolgáltatót, ismerkedjünk meg az alkalmazottakkal is, hiszen ők fognak majd kiszolgálni bennünket. Látogassuk meg a szolgáltatót a vállalkozásuk telephelyén, nézzük meg milyen környezetben dolgoznak. Vizsgáljuk meg pénzügyi helyzetüket (ennek számtalan legális módja van), hiszen hosszú távra akarunk tervezni velük.

• Referencia látogatás

Kérjünk a szállító cégtől referenciát, hogy hol használják a megoldásaikat és érjük el, hogy egyet kettőt meg is látogathassunk személyesen és had nézzük meg élőben a rendszert, had beszélhessünk a végfelhasználókkal. Egy ilyen referencia látogatás alkalmával sokkal több információt szerezhetünk, mint amennyit egy értékesítőtől megtudhatunk.

• Pénzügyi kérdések

Jó alaposan vizsgáljuk meg, hogy ár-érték arányban melyik rendszer lenne számunkra alkalmas. Készüljünk fel, hogy a bevezetés után további fejlesztési igények merülhetnek fel, ezért is fontos, hogy teljesen képben legyünk azokkal a költségekkel, amelyek a rendszer üzemeletetése során még felmerülhetnek.

• Pilot projekt vagy teszt rendszer

Amennyiben van lehetőségünk úgy mindenképpen célszerű egy mini projektet, egy mini bevezetést végigcsinálni, ezt hívják pilot projektnek. Egy ilyen pilot projekt alkalmával azonnal látjuk, hogy a cég milyen módon vezeti be a szolgáltatásait (ERP rendszerét) milyen módon végzi az oktatást, milyen szakmai támogatást nyújt, milyen nehézségekbe ütköznénk egy teljes bevezetés alkalmával. Amennyiben erre nincs módunk úgy kérjünk egy előre felparaméterezett teszt rendszert, amelyen végigpróbálhatjuk azokat a folyamatokat, amiket megrendeltünk.

Amennyiben az ERP szolgáltató és maga az ERP rendszer átmegy a fent felsorolt szűrőkön úgy biztosak lehetünk abban, hogy a számunkra megfelelő megoldást választottuk.

Fotók forrása: Internet

A képek formázásáért köszönet: www.ggxstudio.com