A digitális eszközök alkalmazása az elmúlt 1 évben felgyorsult, emiatt az eddig megszokott üzleti környezetünk is gyökeresen átalakul. A járvány hatására a távoli munkavégzés tömegessé válásának lehetünk részesei. Az online videóhívásokra épülő rendezvények és üzleti találkozók a virtuális térben zajló, hatékony csapatmunkát, tökéletes ügyfél- és partnerkapcsolati csatornák kialakítását követeli meg a vállalkozásoktól. A személyes jelenléttel nem járó elektronikus kereskedelem is megkerülhetetlenné vált mind értékesítési, mind beszerzési oldalról. Nehéz pontosan jósolni, de egy biztos: gyorsuló változásoknak leszünk részesei, előbb-utóbb minden vállalkozást érinteni fog. Senki sem szeretne kimaradni belőle, egyre több cégvezetőt foglalkoztat, hogy mit is kezdjünk vele, hogyan fogjunk hozzá, hogyan nyerhet vállalkozásunk a digitális megoldások alkalmazásával?

A nagy informatikai gyártók, szállítók, rendszerintegrátorok és a távközlési szolgáltatók természetesen “rárepültek” a piacra, és jobbnál jobb megoldásokat, leírásokat adnak a már megvalósult és lehetséges felhasználási esetekről. Bármelyik vállalkozás vezetője kedvére válogathat az általános üzleti és különböző iparágában (ipar, kereskedelem, logisztika, mezőgazdaság, közszolgáltatások, bankok és biztosítók, stb.) már sikerrel megvalósult hazai és külföldi digitális megoldások közt, bőven talál “étvágygerjesztőt”.

Mind szép és jó, profi munkák, a cél kitűzhető. De a gyorsan változó, egyre agilisabb világban ezek csak megvizsgálandó ötletek lehetnek saját céljainkhoz, mert azok megvalósításához nem sok információt adnak, nem osztanak meg iparági benchmarkokat, részletes esettanulmányokat, pedig egy cégdigitalizálási projekt sikere is elsősorban a végrehajtáson múlik.

Ha egy vállalkozásnak házon belül nincs megfelelő szakmai tapasztalata, akkor célszerű pártatlan, gyakorlott, dedikált tanácsadó(k) bevonásával elindulni egy változtatási projektben, mert még a legnagyobb szállítók portfóliója, partneri köre sem biztos, hogy lefedi az összes igényünket. Az is lehetséges, hogy nem illeszkedik a vállalkozás működési modelljéhez, vállalati kultúrájához, és egyáltalán nem valószínű, hogy rendelkeznek megfelelő erőforrással a teljes digitális átállási projekt sikeres végrehajtásához. Kell tehát egy szakértő tanácsadó, aki segít megtalálni a vállalkozásunk számára legmegfelelőbb eszközöket és módszereket.

Hiányzik tehát a vállalkozások vezetői számára készített gyakorlati segítség, módszertani útmutató arról, hogyan tudják sikeresen bevezetni, alkalmazni a digitális világ eszközeit. Ehhez készítettem egy rövid összefoglalót.

HOGYAN INDÍTSUNK PROJEKTET?

Ha egy meglevő, jelenleg jól működő vállalkozásunkat szeretnénk felkészíteni a 2-3 év múlva biztosan bekövetkező változásokra, amikor már nem fog úgy menni a szekér, vagy pontosabban fogalmazva: gyorsítanunk kell, ahogy a gazdaság többi szereplője is teszi, azaz minél hamarabb át kell ülnünk a szekérből az autóba, vállalkozásunkat digitálisan érett vállalkozássá kell alakítani. Ez esetben elkerülhetetlen, hogy a legjobb változtatásmenedzsment módszertanok cégünkhöz és helyzethez illeszkedő lépéseit alkalmazzuk. Jól alkalmazható a Kotter-féle változtatásmenedzsment módszertan, vagy akár a továbbfejlesztett változata, a dr. Molnár Imre által a hazai gyakorlati tapasztalatokra épülő rendszere.

A következőkben néhány kulcsfontosságú, digitalizáció-specifikus részét mutatom be részletesebben.

TETTVÁGY FELKELTÉSE A SZERVEZETBEN

Aki vezetett már digitális változtatáskezelési projektet, azt tudja, hogy a valódi felsővezetői elköteleződés erőforrásigénye eltörpül a szervezet megmozgatásához szükséges befektetésekhez képest. Széles eszköztárat kell alkalmazni,

• a célok, veszélyek és lehetőségek kommunikálásától,
• a humán és digitális képességek fejlesztésén, a gondolkodásmód átalakításán, valamint
• a digitális eszközök (GPS navigáció, okostelefonok, mobil Internet, felhőben tárolt levelezés és dokumentumok), minél szélesebb körű, akár kikerülhetetlen (pl. személyes és telefonos rendelések online rendelésfelvételi űrlapokra cserélésével) vagy “alulról jövő” spontán gyakorlati alkalmazásán, vállalati kultúra részévé tételén át,
• a hagyományos csatornák, folyamatok digitális megfelelőikkel történő sikeres kiegészítéséig (pl. prospektus, telefonos ügyfélszolgálat helyett a honlap legyen a fő kommunikációs csatorna; a termelési feladatok összeállítása, az ehhez szükséges beszerzés engedélyeztetése, ERP vagy termelésirányítási rendszerrel támogatása; értékesítési listák, rendezvény résztvevők listájának a honlappal integrált CRM rendszerben kezelése).

Mindezek kiváló alapot adhatnak a digitális vállalkozás megvalósítása iránti tettvágy felkeltésében, a magasabb szintű működési célok meghatározásához. Az előző példáknál maradva: a honlap, a ERP vagy termelésirányítási rendszer és a CRM funkciók integrált működésének kialakításával az értékesítési, ügy(fél)kezelési és belső, beszerzéstől a termelésen át a logisztikáig, kiszállításig és számlázásig integrált folyamatokat is könnyen kezelhető, az ember kezét vezető, átlátható, mérhető megoldások alakíthatók ki.

RÖVID TÁVÚ CÉLOK

A változtatási folyamat sikere érdekében rövid távú célokat is ki kell tűzni, hogy az eredmények, kudarcok, tanulságok visszacsatolásával erőt merítsen és tanulhasson a Csapat.

Milyen területeken lehet már rövid gyorsan a legtöbbet profitálni a digitális eszközök segítségével? Leginkább a költségek csökkentésével és a termelékenység növelésével. Az “ami mérhető, az menedzselhető” mottó jegyében egyre több olyan terület van, ami mérhetővé vált az okos eszközök és szenzorok segítségével, így gyorsan megtalálhatóak azok a területek, ahol pazarlás folyik. (Adja magát, hogy a jellemzően analóg mérőórák humán leolvasását is kiválthatjuk hálózatba kötött digitális mérők, okosmérők alkalmazásával.) Ingatlan esetén megmérhetjük az energiafelhasználásokat épület, terület, szervezeti egység vagy akár tevékenység szintjén; az ingóságok esetén jó példa a két évtizede sikeresen alkalmazott műholdas járműkövetés, mely biztonsági, munkaszervezési és üzemanyag felhasználási szempontból is jelentős költségmegtakarításokat eredményezett a fuvarozó és vállalati flottával rendelkező cégeknél; az emberek esetén pedig az egészségi állapot (pl. testsúly, vérnyomás, pulzus, alvásmennyiség) folyamatos monitorozásával hozzájárulhatunk legfontosabb vállalati erőforrásunk, a munkatársaink egészséges életéhez, baleset esetén pedig gyors és pontos reakciót tesz lehetővé, hogy tudjuk, ki, hol és milyen állapotba került.

A fenti vagy fentiekhez hasonló megoldások bevezetésével a vállalkozások a hatékonyság növekedése mellett jobb munkatársi és magasabb ügyfél-elégedettséget érnek el.

Kulcsfontosság a személyes adatok biztonsága és a biztonságos IT rendszer megteremtése, hiányukkal csak ellenállókat szerezhetünk, ezért a belső és külső kommunikációban is fontos szerepet kell, hogy kapjanak a biztonsággal kapcsolatos kérdésekre adott válaszaink.

HOSSZABB TÁVÚ CÉLOK:

Amint sikereket értünk el a rövid távú célok megvalósításával, egyrészt kitűzhetjük vállalkozásunk hosszabb távú stratégiai céljait. Az ERP vagy termelésirányítási rendszert kiegészítő digitális eszköztárból már nem csak a mérés, adatgyűjtés és megjelenítés területekre építenek, hanem az adatelemzést, az automatizmusokat, szabályozásokat és vezérlési utasításokat is felhasználják. Az emelt szintű IT megoldások segítségével

• a termelésről bármikor és bárhonnan online adatokat kaphatunk a teljes cégről vagy akár bármely részterület, gép, berendezés aktuális tevékenységéről, a munkatársak és partnerek, vagy akár egy megrendelés teljesítésének eredményességéről,
• a gépek, épületek működése automatizálható (pl. csőtörés esetén automatikus riasztással, sőt kárenyhítésként az érintett vízvezeték elzárásával) és az üzemeltetői és energiaköltségek minimalizálhatók,
• a mezőgazdaságban is sikerrel alkalmazhatók a növények fejlődését és állapotát követő, a mért adatok elemzése alapján az öntöző, tápanyag, és növényvédő szereket automatikus adagoló rendszerek.

Másrészt a szervezeti kultúrába is beépíthetjük az IT megoldások építőelemeit, melyekre építve a vállalkozás résztvevői újabb és újabb fejlesztéseket hajthatnak végre, segítségükkel új üzleti lehetőségekkel élhetnek, újragondolt termékekkel, szolgáltatásokkal bővíthetik a vállalkozás piacát, árbevételét, nyereségét.

Következő lépésként a kör bezárul, folytathatjuk tovább a fejlesztéseket!

ÚJRATERVEZÉS?

Természetesen a fent bemutatott fejlesztési modell a működő vállalkozások legtöbbjénél alkalmazható.

“Digitális eszközök bevezetésével racionalizálni lehet a meglévő folyamatokat, de nem lehet átütő eredményt elérni. Nem a meglévő folyamatokat kell automatizálni, hanem a modern technológia kínálta lehetőségeket kihasználva újra kell azokat tervezni.” (Bőgel György)

Minden vállalkozás profitálhat az informatika megoldásaiból. A sikerhez szervezeti kultúrához igazodó átgondolt célokra, stratégiára és működésre van szükség. Egy korszerű, digitális gondolkodású, friss személyekből álló csapattal azonban bátrabb forgatókönyvekben is gondolkodhatunk: azonnal nekikezdhetünk vállalkozásunk újratervezésébe.