Nemrégiben elég sok időmet fordítottam különböző írásos dokumentációkra, amelyeknek az lenne a célja, hogy a felhasználó könnyen vagy könnyebben tudja használni az ERP-t. Több különböző típusú dokumentációt, használati útmutatót, oktatási segédletet, segítő kártyát dolgoztam ki, de kiváncsi lennék mindazok véleményére, akik hasonló segédleteket készítenek, és azokéra is, akik ilyen használati útmutatókat használnak.

Melyik az általatok legjobban kedvelt dokumentáció típus (ha nincs a lejjebb olvasható listában, akkor egészítsétek ki nyugodtan)? Melyiknek milyen előnyei és hátrányai vannak számotokra? Egy felhasználó mennyire veszi komolyan a használati útmutatóban leírtakat? Miben kellene változtatnia azoknak, akik ilyen leírásokat készítenek különböző rendszerekhez? Mennyire érthetőek általában a használati útmutatók? És ehhez hasonló kérdésekre adott válaszok érdekelnek engem, és szerintem a blog olvasóit is! Most közreadok néhány dokumentáció típust, amelyek megfordultak a kezem alatt:

1. Használati útmutató
   

Ez a típusú a legrészletesebb, teljeskörű dokumentáció, vagy legalábbis annak kellene lennie. Én általában képekkel teletűzdelt használati útmutatókat készítek és általában ilyeneket is kapok készhez más rendszerek kapcsán. Formázás terén is odafigyelek rá, mert ugyanazt a tartalmat ugyanolyan formázással készítem.

2. Oktatási segédlet

 Az oktatási segédlet nem annyira részletes, mint a használati útmutató, és a nagy különbség, hogy az oktatási segédletben inkább példafeladatok szerepelnek és annak a megoldásai lépésről lépésre. Szoktam látni olyan típust is, ami keveri a használati útmutató és az oktatási segédlet típusú műfajokat.

3. Segítő kártya
   

A segítőkártya egy saját találmány, de hasonló dolgok azért léteznek, tehát szabadalmaztatni nem fogom. Ennek a lényege, hogy bizonyos gyakori munkafolyamatokat ír le lépésről lépésre, de képek nem szerepelnek benne, és általában 1 oldalon elfér. Általában modulonként 10-20 segítőkártyát lehet készíteni.

4. GYIK
   

A gyakran ismételt kérdésekre készített fix válaszok általában hasonlóak a segítőkártyákhoz, de ezek lehetnek még egyszerűbbek is. Például ha valakinek nehézséget okoz a rendszer elindítása, arra nem készítenek segítőkártyát, de egy gyakran ismételt kérdést már lehet, hogy igen, amiben leírják, hogy honnan indítható az alkalmazás.

5. Online feladatok, vizsgák
   

A fenti dokumentációk alapján készíthetőek olyan online anyagok, amelyek szintén a felhasználók segítségére vannak. Ilyenek:

• E-learning: videó használati útmutató, amikor a vizuális élmény mellé hanganyag is kapcsolódik. Ezek az e-learningek általában a segítőkártyák tartalmának felelnek meg, hiszen bizonyos munkafolyamatokat mutatnak be.
• Vizsgapéldák: készíthetőek olyan online feladatkitöltő programok, amelyeken keresztül le lehet mérni a felhasználó tájékozottságát az adott rendszerben.

Ilyen és ehhez hasonló anyagokat láttam, használtam, készítettem már. Nektek mi a véleményetek ezekről?