Már több rendszert használtam életemben (és többet is tanácsadtam), amelyek különböző fejlesztői környezetekben készültek, és mindegyik hasonlított valamennyire, és mégis teljesen eltérőek voltak. Nem kezdem el elemezni őket, hogy miben hasonlítottak, viszont észrevettem, hogy a készletek értékelésében némelyek jelentősen eltérnek egymástól.

Nem mondom, hogy az egyik jobb, mint a másik, de teljesen máshogy működnek. Nézzük először az utólagos készlethelyesbítés módszerét. Az ilyen típusú rendszerekben a készletre vétel kettéválik két különálló folyamatra. Először a raktári alkalmazott rögzíti a szállítólevelet, aztán a pénzügyi munkatárs a számlát. A szállítólevél rögzítésénél a raktári alkalmazott bevételezi a szállítólevélen szereplő cikkeket tételesen, darabszám megjelölésével. Az ár mező kitöltése nem kötelező. Ebben a fázisban semmilyen pénzügyi-főkönyvi tranzakció nem történik a rendszerben, csupán a készletnyilvántartásban növekszik a cikkek állománya.

A számla rögzítésénél a pénzügyi munkatársnak ki kell választania egy vagy több szállítólevelet, amelynek az adatait beolvassa a rendszer és ekkor kell a szállítólevélen szereplő tételek helyességét - pénzügyi szempontból ellenőrizni, kiegészíteni. Azaz, a darabszámok mellé fel kell tüntetnie tételesen az árakat.A számla rögzítése után történik meg a pénzügyi-főkönyvi tranzakció, azaz a rendszer könyveli a készletrevételt.

Viszont a cikkeket már a számla rögzítése előtt is el lehet adni (ilyenkor természetesen feltételezzük, hogy a számla már a cég birtokában van, csak a rögzítés nem történt meg), de mivel a szállítólevél rögzítésekor nem szükséges megadni az árakat, így nem tud pontos ELÁBÉ-t számítani a rendszer az értékesítéshez. Hiszen, amikor megtörténik az értékesítés, akkor egy komplett ERP rendszernek nem csak az értékesítés tranzakciót kell tudni könyvelnie, de a készletcsökkenést is. Mivel még nincs berögzítve az ár (hogy mennyiért is érkeztek a készletek), így nem tudja meghatározni a készletcsökkenés összegét a rendszer, sőt így az értékesítés eredményét sem tudja meghatározni.

Ezt a problémát úgy oldják meg, hogy utólag kell futtatni egy kis alkalmazást (időszakonként, hetente, havonta, stb.), ami kikeresi az eladott tételhez tartozó beszerzési árat a számláról (amennyiben már be van rögzítve) és kitölti a főkönyvi könyveléshez az ELÁBÉ összegét. Ezzel a módszerrel ha később javítani kell a számlán akkor elég újra futtatni a készlethelyesbítést és a rendszer helyre teszi az ELÁBÉ összegét.

Az azonnali módszer esetében, pedig a folyamat abban tér el, hogy szállítólevél rögzítésekor kötelező megadni az árat, és itt is ugyanúgy el lehet adni a cikket a bejövő számla rögzítése előtt, de ilyen esetben a rendszer tudja számolni az ELÁBÉ-t automatikusan, mivel már a szállítólevél kitöltésekor kötelező volt megadni az árakat.

Ebben az esetben, amikor a pénzügyi munkatárs berögzíti a számlát, neki már nem kell tételesen ellenőrizni a szállítólevél adatait, csupán berögzíti a számlát (1 soron, nem kell az összes tételt felrögzítenie), és az adott számlához kiválaszt egy vagy több szállítólevelet a rendszer pedig leellenőrzi, hogy a szállítólevélen szereplő tételek összege megegyezik-e a számla összegével. Amennyiben nem, úgy figyelmeztetést küld, hogy a két összeg eltér. Amennyiben az eltérés minimális (tehát kerekítésből adódik), úgy azt egy speciális (készletérték különbözet) főkönyvi számra lehet könyvelni, amennyiben nagy az eltérés, úgy vissza lehet keresni a szállítólevél adatait, azokat lehet ellenőrizni és javítani is.

Probléma viszont mindkét módszernél van. És mindkét módszernél hasonló. Mi történik akkor, ha a bejövő számlát sose rögzítik be az eladott tételhez? Az utólagos készlethelyesbítés módszer esetében az eladott tételhez sose lesz ELÁBÉ, mivel nem került berögzítésre a számla. Az azonnali módszer esetén pedig elmarad az ellenőrzési lehetőség, amit a számla és a szállítólevél összekapcsolása eredményez.

Természetesen az is kérdés, hogy miért nem került berögzítésre a számla?

• Ha sose érkezett meg a számla, az azt jelenti, hogy "elvileg" az áru sem érkezett meg, így ha bevételezésre került az alkatrész, akkor azt visszáruzni kell. A kimenő számlát pedig sztornózni, hiszen nem volt mit eladni.
• Lehet, hogy csak elfelejtették berögzíteni a számlát, ilyen esetben remélhetőleg egy önellenőrzésnél erre azonnal fény derül és pótolni lehet a hiányosságot.

Azért osztottam meg ezt veletek, mert ebből kiderül, hogy mindegy milyen készletkezelési módszert használunk, az élet bármelyiket a feje tetejére tudja állítani, és egy bizonyos pont után már nem a rendszert kell fejleszteni, hanem a rendszerrel dolgozó emberek látásmódját, gondolkodásmódját, problémamegoldó képességét!