Egy korábban megjelent cikkemben Tanácsadás hatékony formái már írtam arról, hogy egy e-mail fiók milyen hasznos lehet a tanácsadás során. E-mailen könnyű eljuttatni a kívánt információt úgy, hogy egyszerre több célszemély is megkapja azt, minden amít írunk vagy kapunk elektronikus levélként az megmarad írásban és bármikor visszakereshető. Mégis a vállalati e-mail kultúra hagy némi kívánni valót maga után. Vállalatokat, sokan sokféle képen rendszereztem már, lehet hogy valaki megtette már ezt az elektronikus levél küldési szokások alapján is, de most én is valami hasonlóba vágom a fejszémet, lássuk mi lesz az eredményt.

• E-mail kommunikáció a legfontosabb

Ide sorolom elsősorban azokat a vállalatokat, ahol belépéskor mindenki megkapja a saját postafiókját, és ezután a munkatársai előtt is csak „gtamas” vagy „tgiller” néven ismert :). Soha senki nem találkozott a másikkal személyesen csak a „virtuális tárgyalóban”. Ha szembe találkozol valakivel a folyosón, köszöntök egymásnak, de nem tudod, hogy valójában ő az a személy, akivel napi kapcsolatot tartasz, de csak e-mailen. A melletted ülő személyt e-mailen kérdezed meg, hogy kimentek-e egy kávéra. És amikor hazamész, otthon is e-mailen kommunikálsz a családoddal. Remélem, kevés ilyen cég van ma Magyarországon, de egy időben divat volt, hogy a cég így működjön. Aztán a cégvezetők ráébredtek, hogy ez nem a legmegfelelőbb magatartás, és változtattak. Az én személyes életemben nagyon nagy szerepe van az e-mail fiókomnak. Ezen keresztül tartok kapcsolatot az ügyfeleimmel, munkatársaimmal, mivel én jelenleg távmunkában (HOME-OFFICE) dolgozom. Én szeretem, ha mindennek van nyoma írásban, amire későbbiekben lehet hivatkozni, ezért nagyobb feladatokat, megrendeléseket nem is szeretek szóban elfogadni, hanem megkérem az ügyfeleket, megrendelőket, hogy minden pontosan rögzítsünk írásban és erre nagyon alkalmas a kölcsönös elektronikus levélváltás.

• E-mail kommunikáció elhanyagolható

Ezek azok a cégek, ahol belépéskor szintén megkapod a postafiókodat, és arra bíztatnak, hogy minden ügyfél kommunikációt csak e-mailen bonyolíts, de megtörve tapasztalod, hogy a cég ügyfelei azon vállalatok körében tartoznak, amelyet a következő pontban fogok részletezni. Ezeknél a vállalatoknál ugyan létezik e-mail cím, ahová küldheted a leveleidet, de úgy érzed, hogy egy nagy fekete lyukba dobálod bele a gondolataidat, kérdéseidet, de sohasem érkezik azokra válasz e-mailen csak telefonon. Így egy idő után te magad is átszoksz a telefonra, mivel az ügyfélköröd informatikai kultúrája nem teszi lehetővé, hogy e-mailen tartsátok a kapcsolatot.

• Fekete lyuk

Ez az a csoport, ahol belépéskor vágysz egy e-mail címre, de csak a cégvezetőnek van, aki sajnos nem tudja használni azt, és ez a postafiók is csak a cégvezető gépéről érhető el, ahová nincs bejárásod. Viszont neked kellene kapcsolatot tartani más cégekkel e-mailen, ezért felhasználod a saját, magán postafiókodat. Vagy ugyan van egy központi e-mail cím, ami az info@....hu, de erre az e-mail címre érkezik minden levelezés a céggel kapcsolatban és ha még el is tudod olvasni, nem tudsz rájuk válaszolni, mert arra már nincs idő, mert más is szeretné megnézni az e-maileket. Vagy ugyan van e-mail címe mindenkinek a cégen belül, de sajnos az alkalmazottak nincsenek felkészítve arra, hogy képesek legyenek kezelni alapvető számítógépes programokat (pl. az Office elemeit). Rengeteg olyan ügyféllel találkoztam, ahol az alkalmazottak számítógépes ismerete nem érte el azt a minimumot, amely lehetővé tette volna, hogy a mai világban bármilyen nemű előrelépésre tegyenek szert. Az munkáltató nem érdekelt a képzésben, mert neki a legolcsóbb munkaerő kell, aki pedig már egy kicsit ért a számítógépek kezeléséhez már máshol dolgozik, a munkavállaló pedig sokszor beletörődő, és nem hajlandó a kényelmi pozíciójából elmozdulni (ez sajnos egy rossz magyar beidegződés), hogy tanuljon valamit és belevágjon egy komolyabb munkába.

Ezek a csoportot természetesen sarkítottak, és néhol túlzóak azért, hogy mindenki fel tudja mérni, hogy mennyire e-mail képes az adott cég, ahol dolgozik. És hogyha valaki magára ismer, akkor itt az ideje, hogy változtasson, ha szükségét érzi.