Archiválásról mindenkinek

Talán amióta használunk számítógépet, azóta igény van arra is, hogy az adatainkat valamilyen formában mentsük. Nem árt, ha ezeket bizonyos időnként archiváljuk is, mert előfordulhatnak ilyenek: adatok helyes tárolása.

Most az archiválást egy másik kontextusba szeretném helyezni. Ebben a cikkben a papír alapú dokumentumok arhciválásáról lesz szó, azaz a kimenő és bejövő irataink szkenneléséről, és azok valamilyen archív rendszerbe helyezéséről.

Ha benned is felvetődtek már a következő kérdések:

  • Nem találod a szállítói számlákat?
  • Úgy érzed betemetnek a céges iratok?
  • Hiába fűzöd le a céges dokumentumokat, azok valahogy mindig más helyre kerülnek?
  • Nem tudsz keresni a szkennelt dokumentumaid között.
  • Hiába tudod, hogy hol vannak a szkennelt dokumentumok a számítógépen, de nem tudod hova vannak lefűzve?

 

Akkor úgy tűnik egy jó archiváló rendszerre van szükséged. Lehetőség szerint olyan archiváló rendszert válassz, ami többféle forrásból tud dokumentumokat archiválni (pl. TWAIN forráson keresztül):

  • számítógépről
  • szkennerből
  • okostelefonról
  • fényképezőgépről

 

A jobb minőségű archiváló rendszerek kezelik a kimenő és bejövő iratok közti különbséget, de nem egy jelölőnégyzet segítségével, hogy az adott irat kimenő vagy éppen bejövő, hanem már telepítéskor beépülnek az Excelbe, Wordbe, Outlookba és tudják archiválni közvetlenül a kimenő irataidat is.

Archiválni szinte minden cégnek érdeke:

  • könyvelő irodáknak
  • kereskedelmi tevékenységet folytató cégeknek
  • ügyvédi irodáknak
  • szolgáltató cégeknek
  • outsourcing tevékenységet végző cégeknek
  • szinte bárkinek

 

Az pedig csak egy alacsony szintű archiválás, hogy beszkenneled a dokumentumaidat és elhelyezed a szerveren. Ezzel a módszerrel:

  • nem tudsz keresni, vagy csak cím alapján, tartalom alapján nem
  • könnyen megsérülnek az adatok
  • egy dokumentummal egyszerre csak egy felhasználó tud dolgozni
  • nehéz a jogosultságok kiosztása, és lassú is
  • a fizikai tárhelyeket nem tudja kezelni a rendszer azaz, hogy pontosan hol is található egy-egy dokumentum a polcon vagy a fiókban
  • így nem tudod kezelni a fizikai mozgásokat sem

 

Nem akarok senkinek reklámot csinálni, de a piacon vannak nagyon jó minőségű archiváló rendszerek, ha valakinek segítségre van szüksége a kiválasztásban, akkor szívesen segítek.

A bejegyzés trackback címe:

https://erp-blog.blog.hu/api/trackback/id/tr612164001

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

adrian89 2010.11.10. 15:02:30

Tisztelt Tamás!
Mi a véleménye a www.dmsone.hu rendszereiről? Nekem egy jó ismerősöm ajánlotta, nekik bevált. Én egy fuvarozó cégnél dolgozom. Nálunk is működhet a dolog? Rengeteg irattal dolgozunk.

Giller Tamás 2010.11.10. 16:18:00

Kedves adrian89,

Ezt a rendszert nem ismerem pontosan, használatban még nem láttam. Amit esetleg a kiválasztáskor érdemes figyelembe venni bármilyen DMS (documentum management system) rendszer választásakor azok a következők:
- mennyibe kerül (én ismerek teljesen ingyenest, amivel egy kisebb cég teljesen jól tudja archiválni a rendszereit, egy komolyabb, ami már fizikai tárhelyeket, e-mail küldéseket kezel, az kb. 100.000.-200.000. Ft-os kategória, illetve vannak a nagyon komoly rendszerek, bevallom ilyet még nem láttam, mert nem volt akkora cég igény, hogy ez bárkinek kelljen, ezek kb. 500.000. Ft-ba kerülnek). Ez alapján azt gondolom, hogy egy fuvarozó cég archiválási programja nem kerülhet többe 200.000. Ft-nál
- vásárolni kell vagy bérelni (egy nagy vállalatirányítási (ERP) rendszernél vagy CRM rendszernél általában bérelni szoktunk, de egy DMS rendszernél mindenképpen a vásárlást javaslom
- kapunk-e hozzá ingyenes oktatást vagy azért is fizetni kell (egy DMS rendszer oktatása, paraméterezése kb. 1-2 nap, ennek a díja kb. 100.000. Ft lehet, annál több nem)
- később ha gondunk van, akkor milyen segítségekre számíthatunk
- érdemes referenciát kérni a cégtől, kinél van már bevezetve a rendszer és esetleg ellátogathattok ahhoz a céghez, hogy megnézzétek a működést

Ha bármiben még segíthetek, nyugodtan írj.

Üdv
Tamás

adrian89 2010.11.12. 15:43:19

@Giller Tamás:

Kedves Tamás!

Nagyon szépen köszönöm a segítséget! Jó informálódni a körülbelüli árakról, ez sokat segít.

Ki is néztem egy terméket, amit 60-85eFt körül hirdetnek az interneten és kezeli az e-maileket is. Oktatást ugyan nem említett, de azt írják róla, hogy egyszerű a használata. Még körülnézek más cégeknél, ahogy ajánlotta.

Nagyon szépen köszönöm, tényleg sokat segített!

Giller Tamás 2010.11.12. 16:14:48

Kedves adrian89,

Úgy gondolom, hogy a 60-85 ezer Ft-os kategória az tényleg egy elfogadható, mindenesetre az elérhető funkciókat majd nézzék át, hogy mindent tud-e a rendszer, ami Önöknek kell.

Érdemes érdeklődni a bevezetés, oktatási díjakról, mint mondtam kb. 100.000. Ft a reális egy 1-2 napos bevezetésért. Illetve a későbbiekben vállalnak-e hibajavítást, távoli segítség adást, konzultációt, és ezeknek mik a díjai.

üdv
Tamás

Macher Judit

macher_judit.jpg

Magamról

Macher Judit vagyok, a Macher Gépészeti és Elektronikai Zrt. második generációjának tagja. A szüleim által 30 éve indított, bérmunkával foglalkozó Bt-ből mára egy közel 100 főt foglalkoztató integrátori szerepkört is ellátó Zrt. lettünk. Az innovatív megoldásokra való nyitottság mindig is jelen volt cégünk életében, így lettünk Magyarország öt Mintagyárának egyike. Ennek kapcsán számos céggel osztottuk meg a tapasztalatunkat a digitalizációval kapcsolatban, mely során mi is rengeteget tanultunk. Ezzel a bloggal az offline térből az online térbe tesszük át a párbeszédet a legújabb technológiákról (elsősorban az ERP-k területén), és az egymástól való tanulás lehetőségét. Időről időre olyan szakértőket kérek fel tapasztalataik megosztására, akiktől hiszem, hogy sokat tanulhatok, tanulhatunk.

Facebook

Elérhetőség

Ha kapcsolatba szeretnél velem lépni, mert véleményed van, meg akarsz osztani velem valamit, segítségre van szükséged, akkor ne habozz, írj nekem!

macherjudit@gmail.com 

Friss topikok

Kiemelt partnerek

 
logo_white_red_1.png

 prodHost Zrt.
Az okos vállalatirányítási rendszer

 

macher.jpg

MACHER Gépészeti és Elektronikai Zrt.

 

Partnerek

 

 cmo_logo.png

 

  

corvinus-logo-400x280.jpg

 kulcs.png

 hrp_logo_new-1024x552.png

 

 sclogo.png

 

 graphit_logo_1.jpg

www.erpblog.hu

Macher Judit vagyok, a Macher Gépészeti és Elektronikai Zrt. második generációjának tagja. A szüleim által 30 éve indított, bérmunkával foglalkozó Bt-ből mára egy közel 100 főt foglalkoztató integrátori szerepkört is ellátó Zrt. lettünk. Az innovatív megoldásokra való nyitottság mindig is jelen volt cégünk életében, így lettünk Magyarország öt Mintagyárának egyike. Ennek kapcsán számos céggel osztottuk meg a tapasztalatunkat a digitalizációval kapcsolatban, mely során mi is rengeteget tanultunk. Ezzel a bloggal az offline térből az online térbe tesszük át a párbeszédet a legújabb technológiákról (elsősorban az ERP-k területén), és az egymástól való tanulás lehetőségét. Időről időre olyan szakértőket kérek fel tapasztalataik megosztására, akiktől hiszem, hogy sokat tanulhatok, tanulhatunk.

Search Clear

süti beállítások módosítása