A legtöbb vállalatirányítási rendszerben sajnos nincs tárgyi eszköz modul. Természetesen a nemzetközi szállítók rendszereiben, mint SAP vagy Navision van. De a hazai vállalkozások legnagyobb része nem rendelkezik jó tárgyi eszköz modullal, vagy ha rendelkezik is, akkor az nincs integrálva az ERP rendszeréhez. Megpróbálom a mai bejegyzésben leírni, hogy szerintem milyen is egy jó tárgyi eszköz modul.

A tárgyi eszköz modul része legyen a vállalatirányítási rendszernek, de legyen leválasztható is, hogy külön is értékesíthető legyen, ha szükséges. A rendszer segítséget nyújt a szükséges törvényi előírások szerint, az immateriális javak és tárgyi eszközök részletes, egyedi, illetve eszközcsoportos nyilvántartásában. Egy jó tárgyi eszköz modul kiemelt funkciói a következők:

• Legyen lehetőség a nyilvántartott eszközök alapadatainak részletes rögzítésére (megnevezés, leltári szám, gyári szám, vonalkód, megjegyzés, stb.).
• Legyen lehetőség a nyilvántartott eszközhöz kapcsolódó kiegészítő adatok rögzítésére (tárolási hely, leltározásért felelős személy, anyagilag felelős személy, képek az eszközről, stb.).
• Egy eszköz teljes életciklusát nyomon lehessen követni a beszerzéstől az értékcsökkenéseken, a terven felüli értékcsökkenéseken át, le és felértékeléseken keresztül, egészen a kivezetésig (értékesítés, selejtezés).
• Az értékcsökkenéseket mind számviteli, mind adó törvény szerinti szabály szerint nyomon lehessen követni.
• Az eszközöket különböző fő és alcsoportba lehessen sorolni.
• A főkönyvi számokat könnyen lehessen paraméterezni, akár csoportonként, akár egyedileg eszközönként.
• A tárgyi eszköz modul legyen alkalmas adatok fogadására, korábbi kimutatásokból (például Excelből).
• A rendszer tudja kezelni a befejezetlen beruházások kezelését, majd aktiválását.
• Egy meglévő eszköz aktiválása után lehessen újabb eszközöket aktiválni az eszközre.
• Az eszközök értékcsökkenését egyedileg és csoportosan is lehessen kalkulálni.
• Kezelje a rendszer a maradványértékeket.
• Legyenek exportálási, riportálási lehetőségek.
• Illetve tárgyi eszköz leltározásra is alkalmas legyen.

Aki ezeket a szempontokat figyelembe veszik, nem nyúlhatnak mellé.