Az utóbbi három évben több céget láttam tönkremenni. Ezekben a cégekben volt valami közös - persze nem állítom, hogy csak ez vezetett a csődhöz, de nagy részben hozzájárult - mégpedig az alkatrészek nem megfelelő kezelése. Alkatrészek kezelése alatt az alkatrész készlet optimalizálási és rendelési tevékenységet értem. Nézzük meg, hogy egy ERP rendszer hogyan segíthet bennünket abban, hogy hatékonyan kezeljük az alkatrészeket, azokból mindig megfelelő mennyiségű álljon rendelkezésre, de sohase túl sok.

Egy ERP rendszer attól ERP rendszer, mert zárt, a folyamatok körbe érnek, és egymásból származnak, nem lehet bennük semmi inkonzisztencia. Ugyanez igaz az ERP rendszeren belül az alkatrészek kezelésére is. Nézzük meg milyen optimalizálási lehetőségek vannak:

Készletszint figyelés

Célszerű beállítani az ERP rendszerbe a gyorsan fogyó alkatrészekre készletszint figyelést és ehhez kapcsolódóan minimális és optimális készletszinteket. Így a rendszer a minimális készletszintre süllyedéskor (automatikusan) rendelni tud annyi mennyiséget, hogy elérjük az optimális szintet. Fontos, hogy a minimum és optimum készleteket ne hasra ütés szerűen találjuk ki. Egy jó módszer lehet erre, hogy adott időszakokra ún. fogyási listákat hívunk le, amelyből azonnal kiderül melyek azok a cikkek, amelyek viszonylag gyorsan fogynak, és nem éri meg belőlük túlraktározni.

Vevői rendelések

Csak olyan cikkeket engedjünk rendelni, amelyhez vevői megrendelés (esetleg előlegfizetés) társul. Általában az ERP rendszerekben korlátozhatóak a rendelési folyamatok, így kiküszöbölhetőek az olyan rendelések, amelyekhez nem tartozik vevői megrendelés. Ezeket általában úgy oldják meg, hogy munkalapra, vagy pulton keresztüli értékesítésre lehet foglalni alkatrészeket, amit a rendszer a rendelésen össze tud gyűjteni, így egyben elküldhetőek a rendelendő cikkek.

Megrendelt áru bevételezése

Ha a fenti pontot megvalósítjuk, akkor is kijátszható a rendszer, hiszen nemcsak közvetlenül az ERP rendszerből lehet alkatrészeket rendelni, hanem külső programokból (akár webes) is. De az ERP rendszerben szükség van az alkatrészek bevételezésére, és itt már letiltható, hogy csak olyan alkatrészt lehessen bevételezni, ami az ERP rendszerből lett megrendelve. Ez az ún. megrendelés alapján történő bevételezés. Célszerű ezt a szigorítást is bekapcsolni.

1 napos szállítási határidő

Vegyük figyelembe, hogy szinte bármilyen alkatrész 1 nap alatt beszerezhető. Utángyártott alkatrész általában még napon belül is, így nem érdemes sok pénzt készletekbe fektetni, ami aztán eladhatatlanná válik.

Elfekvő készlet csere

Amennyiben nagy mennyiségben sikerült készleteket felhalmozni, próbáljunk meg csatlakozni valamilyen alkatrész cserélő rendszerhez. Ezek a rendszerek nyilvántartják a kapcsolódó cégek készleteit és egymástól tudnak rendelni elfekvő készleteket sokkal olcsóbban.

Ha ezeket az optimalizálási lehetőségeket figyelembe vesszük és használjuk, akkor biztosak lehetünk abban, hogy a készletszintet nem kell magasan tartani, így feleslegesen pénzeket sem kell a készletben tartani, ami aztán eladhatatlanná válhat. Így a raktáros munkája is sokkal könnyebb lesz valamint csökkenthetjük az esetleges visszaélések számát is.