5 gyakorlati tipp ERP kiválasztásához

Korábban már írtam arról, hogy hogyan célszerű kiválasztani egy ERP rendszert, valamint hamarosan újabb tanulmányom jelenik meg a Piac és Profit online magazinban, amely a sikertelen ERP bevezetések lehetséges okait keresi (amint megjelenik hírül adom). Ezen tanulmányokkal kapcsolatban szeretnék olyan gyakorlati tanácsokat megosztani veletek, amelyek abban segítenek, hogy mielőtt kiválasztjátok a bevezetendő ERP rendszert, hogyan tudtok meggyőződni arról, hogy az valóban úgy működik, ahogy azt ti elvárjátok.

Ha egy okot kellene mondanom, ami az ERP bevezetések sikertelenségének legfőbb oka, akkor az a nem megfelelő kiválasztás lenne. A nem megfelelő kiválasztásnak pedig a legfőbb oka, hogy nem nézik meg az emberek, hogy mit vesznek, hanem bemondás alapján elhiszik az adott termékről, amit az értékesítő mond. Természetesen nem akarom megbántani az értékesítőket és nem állítom, hogy az értékesítők hazudnak (én is gyakran végzek értékesítési tevékenységet), hanem azt mondom, hogy az értékesítő nem feltétlenül lát be a kérdés mögé, míg a felhasználó nem feltétlenül lát be a válasz mögé. De mire is gondolok? Képzeljük el a következő nagyon egyszerű szituációt, a raktár vezetője megkérdezi az értékesítőt, hogy:

"Kezel-e a rendszer több raktárat?"

"Természetesen igen." - hangzik a válasz.

De kinek mit jelent a több raktár kezelés? Az értékesítőnek pusztán annyit, hogy létre lehet hozni több raktárat a rendszerben, onnan kitárolásokat lehet kezdeményezni valamint bevételezéseket, stb. Míg a raktárvezetőnek lehet, hogy plusz még 50 további olyan funckiót, ami az értékesítőnek eszébe se jutott vagy nem is hallott még soha róluk. Viszont a raktárvezető legtöbbször megelégszik ezzel a válasszal és elhiszi, hogy a rendszer az ő összes több raktárral kapcsolatos igényét kezelni fogja, annak ellenére, hogy az értékesítő kolléga nem is tudja ezen további igényeket felmérni.

Ezért is fontos, hogy sokkal körültekintőbbek legyünk, legyetek ERP rendszer választásakor. Az én tanácsaim a következők:

1. Tudatosan, részletesen, körültekintően tegyük fel a kérdéseket.

A fenti példából is látszik, hogy amennyiben több funkcióra kérdezünk rá, akkor ne közös halmaz alapján tegyük fel a kérdést, hanem részletesen. Külön-külön kérdezzünk rá minden olyan funkcióra, ami nekünk szükséges. A fenti példa esetén a raktárvezető feltehette volna például azt a kérdést, hogy "A rendszerben raktáranként állítható a raktáros személye?" vagy "A rendszerben egy raktárhoz akár több raktáros is tartozhat?" vagy "Az Önök rendszerében készletszint jelzéseket globálisan vagy raktáranként is be lehet állítani?". Ha ilyen kérdéseket tesz fel a raktár vezetője, akkor a válaszok alapján bizonyára sokkal reálisabb képet kap a rendszerről. Fontos, hogy több kapcsolattartónak tegyük fel ugyanazokat a kérdéseket, így több forrásból is tájékozódhatunk, ha két tanácsadó ellentmondásba keveredik, akkor egyből alkalmat ad ez a lehetőség a probléma kivesézésére, körbejárására.

kérdés.jpg

2. Ne csak kipróbáljuk a rendszert, teszteljük le az összes folyamatot.

Nem győzöm eleget hangsúlyozni, hogy a rendszer kiválasztásakor mindenki magának keres szoftvert, megoldást. Ha én egy cipőt szeretnék venni, akkor azt felpróbálom nem pedig elhiszem az értékesítőnek, hogy ez bizony jó rám. Akkor egy olyan termék esetén, amely sok ezerszer többe kerül, mint egy cipő miért nem vagyunk ennyire gyakorlatiasak? Mnden egyes részfunkciót le kell modellezni. Aki ezt nem teszi meg utólag csak magára mutogathat, amikor a szolgáltató cég csak fejlesztés (fizetős) útján hajlandó elvégezni a változtatásokat.

teszt.jpg

3. Nézzük át a fejlesztési terveket.

Egy rendszer kiválasztási folyamata során bizonyára felmerülnek olyan változtatási kérések, amelyeket nem tud a rendszer, de a szolgáltató cég elvállalja annak fejlesztését a szoftver bevezetéséig. Ilyenkor klasszikus hiba a felhasználó részéről, hogy néhány mondatban elmondja egy funkcióról a kéréseit és ennyi, ezután csak várja, hogy az elkészült megoldás beüzemelésre kerüljön - amely sajnos gyakran nem is úgy működik, mint ahogy a felhasználó gondolta. Fontos, hogyha változtatási kérésünk van, akkor utána írásban kérjünk visszaigazolást a szolgáltatótól arról, hogy pontosan mi fog történni. Azaz ha az adott gombra kattintunk majd mi fog történni, milyen jelleggű ablak fog megjelenni, ez hány kattintást fog eredményezni, stb. Természetesen ha elkészültek a változtatások, ezeket is teszteljük le jó alaposan.

átnézés.jpg

4. Tanulmányozzuk át a használati útmutatót.

Használati útmutatót talán még soha senki nem olvasott végig - ERP rendszer esetén - kivéve, aki írta. Ez nagy hiba. Ha én egy műszaki cikket vásárolok bizony elolvasom a használati útmutatót, vagy legalábbis jó alaposan áttanulmányozom. Egy ERP rendszer megismeréséhez legalapvetőbb dolog, hogy áttanulmányozzuk a használati útmutatót.

tanulmány.jpg

5. Ne csak gazdasági szempont vezessen a döntésben.

Legtöbbször egy ERP kiválasztása nem hasznosság, hanem gazdasági alapon történik. Melyikhez lehet finanszírozást (pályázat) szerezni, melyik az olcsóbb, melyikhez olcsóbb a support, stb. De mint minden nagy döntés meghozatala előtt több szempontot is érdemes végiggondolni, például adótörvények bevezetése előtt érdemes annak társadalmi, szociológiai hatását is megnézni, hogy kiket fog érinteni. Valami hasonlót kell megnézni egy ERP kiválasztásakor is, milyen hatása lesz az adott cégre, a munkavállalókra? Itt nagyon egyszerű szempontokra gondolok, működik-e magyar nyelven (ha nem, akkor hiába olcsóbb, lehet több felhasználónak gondot fog okozni a használat), fut-e a Windows kliensen (ha nem fut, nem elég mindenkinél Linux-ot telepíteni, a használatra is meg kell tanítani a felhasználókat). Szintén egy gyakorlati tipp, hogy ültessünk le néhány végfelhasználót a program elé és lássuk egy néhány órás bemutató után mihez tudnak kezdeni vele, ezzel következtethetünk arra, hogy milyen gyorsan fogják tudni elsajátítani a rendszert.

nem_csak_gazdaság.jpg

Összességében a döntés mindig a Ti kezetekben van. Utólag a rossz döntésekért csak magunkat okolhatjuk. Az én célom, hogyha valaki ERP rendszert akar bevezetni az tudatosan válasszon! Remélem ez a néhány tipp is segít ebben.

A képek forrása: Internet, szerkesztésért köszönet: www.ggxstudio.com

A bejegyzés trackback címe:

https://erp-blog.blog.hu/api/trackback/id/tr114834997

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

Nincsenek hozzászólások.
süti beállítások módosítása