Az informatikai szolgáltatások területén kiemelt fontossággal bír, hogy egy projektet megfelelő tervezés előzzön meg. A mai cikkben megpróbálok betekintést nyújtani a projekttervezés módszerébe, a cikk alapja a sok éves tapasztalatom, valamint különböző projekttervezési-projektvezetési nemzetközi módszertanok (PMI, IPMA).

Az bizonyára mindenki számára egyértelmű, hogy a projekt tervet valakinek vagy valakiknek meg kell csinálnia. Nagy cégeknél erre külön tervezési csoportot hoznak létre (Planning Process Group), kis cégeknél általában maga a projektvezető végzi ezt a tevékenységet. A projektet nem csak meg kell tervezni, de a megvalósítás során fontos, hogy az esetlegesen felmerült módosításokat is átvezetésre kerüljenek a projektterven.

De mi is valójában a projektterv? A projektterv egy hivatalos, jóváhagyott dokumentum, amely segíti a projekt végrehajtását és ellenőrzését. Egy leírás a projekt céljáról, a végrehajtásához vezető útról, mérföldkövekről, a cél eléréséhez szükséges erőforrásokról.

Most, hogy tudjuk mi maga a projektterv nézzük meg, hogy hogyan célszerű összerakni. A projekt megrendelőinek, akik a pénzt biztosítják a projekt megvalósításához, különböző igényeik lehetnek. Ezeket az igényeket mind-mind össze kell gyűjteni. Persze az igények összeállításkor lehetnek olyan jellegű kérések is, amelyek nem közvetlenül az érdekeltektől származnak (stakeholders), hanem a projekt más személyeitől. Ezeket az igényeket is figyelembe lehet venni, amennyiben nem sértik a felsőbb érdekeket. Tehát a projekttervezés első pontja, hogy gyűjtsük össze az összes igényt, kérést, amelyet a projekt során meg kell valósítani.

A projektnek természetesen van egy célja is, egy központi cél, vagy több kisebb cél, amit el akarunk érni, vagyis amit az érintettek (stakeholders) el akarnak érni. Tehát a következő lépés, hogy pontosan határozzuk meg, hogy mi a projekt célja.

A következő pont, hogy a projektet bontsuk apróbb lépésekre, mérföldkövekre, hogy még könnyebb dolgunk legyen a megvalósítás során, és könnyen mérhető és ellenőrizhető fázisokat kapjunk. A szaknyelv Work Breakdown Structure-nak is nevezi ezt.

Ha a projektet kisebb szakaszokra bontottuk, akkor a kisebb szakaszokon belül meg kell tervezni az egyes lépéseket és a lépések közötti kapcsolatot, melyik lépés melyik lépés után következik. Lényegében egy menetrendet kell felépíteni.

Eddig a lépésekig lényegében csak azt határoztuk meg, hogy mi a projekt célja, milyen követelményeket kell teljesíteni, felosztottuk részekre a projektet és megterveztük az egyes lépéseket. De a projekt megvalósításához többféle erőforrás is szükséges, amikről szót kell ejteni, és pontosan meg kell tervezni azokat. A két legfontosabb erőforrás mindig az emberi munkaerő és a pénz. Ezeket meg kell tervezni és a projekttervbe bele kell írni. Pontosan mennyi emberi munkaórára és pénzre lesz szükség a projekt megvalósításához. Fontos, hogy ne csak a projekt költségét mérjük fel, de a projekt teljes költségvetését is. Ez azt jelenti, hogy meg kell határozni, hogy a projektre szánt költségvetés X millió Ft, a megvalósításhoz viszont Y millió Ft kellene. Amennyiben a rendelkezésre álló erőforrásokból nem valósítható meg a projekt, akkor kerül szóba a projekt minősége. Egy projektet akár többféle módon is meg lehet valósítani, olcsóbban, kevesebb erőforással, de még mindig úgy, hogy a projekt elérje a célját. Ezért is célszerű több szkenáriót a projekttervbe lefektetni.

A projekttervben számításba kell venni a lehetséges kockázatokat és a kockázatokra adható válaszokat is. Fontos, hogy a terben kitérjünk a kommunikációs csatornákra is. Ki, kivel, mikor milyen kommunikációs csatornákon léphet kapcsolatba.

Egy jó projektterv akkor jó, hogyha a következő kérdésekre mindre választ kapunk benne:

• Miért, milyen célból kell a projektet végrehajtani?
• Milyen munkákat, feladatokat kell elvégezni a projekt során?
• Ki vagy kik fogják elvégezni a feladatokat?
• Mikor fog a projekt megvalósulni?

Ha ezeket a tényezőket megfelelő módon vesszük számításba, akkor biztos, hogy egy megfelelő projekttervet sikerül összhozni, ami segíti a projekt megvalósítását. Jó projektterv nélkül a projekt megvalósítása is veszélybe kerülhet.

A képek mind az Internetről származnak.

Egy kis reklám, ha még nem vásároltad meg a nemrég megjelent könyvemet, akkor irány a bolt: ERP, múlt-jelen-jövő