Egy korábbi cikkemben már említettem, hogy egy jó rendszerbevezetés alapja - legyen az ERP vagy CRM - egy megfelelő Bevezetés Módszertan (BPR). Fontos, hogy ilyen módszertannal ne csak a bevezető cég rendelkezzen, hanem a vállalkozás is, akinél az új rendszer kerül bevezetésre. Erről szólt a korábbi cikk.

A mai blogbejegyzés arról szól, hogy hogyan is épüljön fel egy informatikai vállalkozás Projekt Bevezetés Módszertana. A lent közölt képzelt vázlat egy lehetséges tartalomjegyzéke lehetne egy ilyen módszertannak. Térjünk is a lényegre:

BEVEZETÉS: A módszertanunk készítésénél fontos, hogy ne ugorjunk egyből a közepébe, mint ókori írók, akik immedias res kezdéssel indították műveiket. Mi adjunk egy keretet a dolognak, írjuk le, hogy mi a célja a bevezetés módszertannak, kinek szól, miért készül, stb. Ne felejtsük el, hogy azért fektetjük le ezeket írásban, hogyha egy új munkatársnak kell bevezetnie a rendszert, akkor a módszertan segítségével ő is sikeres bevezetést tudjon véghez vinni. Nem magunknak írjuk a módszertant, hanem azoknak, akik majd a rendszert be fogják vezetni.

MÓDSZERTAN: Ezután már jöhet maga a módszertan, amit a következő vázra fűzhetünk fel.

I.                    Projektterv

a.       Szerepkörök: Határozzuk meg azon személyek körét, akik részt fognak venni a bevezetésben (tanácsadó, projekt bevezető, rendszerintegrátor, stb.). Nem nevesíteni akarjuk ezeket a személyeket, hanem meghatározni azon szerepköröket, akik majd részt vesznek egy új rendszer bevezetésében, és leírjuk az egyes szerepkörök feladatait.

b.      Személyes találkozás: A projektvezető tegyen személyes látogatást a vállalkozásnál, ahol az új rendszer be kell vezetni. Kérdezzen, kérdezzen és jegyzeteljen.

c.       Folyamatelemzés: A projektvezető tapasztalatai alapján a bevezetést végző csapat elemezze a feladatokat, és hozzon meg döntéseket. Ki, mikor, mit fog csinálni. Van-e szükség további információkra, stb.

d.      Központi bemutató, oktatás: A kapott információk alapján mutassuk be újra a rendszert a vállalkozásnak (döntéshozóknak, munkatársaknak). Azért írom, hogy újra, mivel az értékesítési folyamat során bizonyára több bemutatón is túl vagyunk már.

e.      Felhasználónkénti oktatások meghatározása: Az eddigi információk alapján hozzunk következtetéseket, hogy a vállalkozásnál ki mivel foglalkozik. Ez alapján meg tudjuk határozni, hogy kinek milyen szintű oktatásra van szüksége.

f.        Igényfelmérés: Ez a legrészletesebb folyamat. Egy teljes igényfelmérésre van szükség a vállalkozásnál. Szükség van arra, hogy pontosan mit, hogyan kell majd beállítani. Mik a működési alapelvek. Szükség van-e fejlesztésre. Határozzuk meg, hogy a szükséges fejlesztések benne vannak-e a bevezetésben, vagy külön megegyezés alapját képezik, így el tudjuk kerülni a későbbi egymásra mutogatást.

Ne felejtsük, hogy minden egyes ponthoz akár több mellékletet is csatolni kell. A Projektterv rész tele van mellékletekkel, amiket tölteni kell. Nem csak szöveges elemzéseket tartalmaz.

II.                  Szerver paraméterezés

a.       Szerver beszerzés: Szerezzünk be egy szervert, amire a rendszert telepíteni fogjuk. Természetesen ezt csak akkor ha szükség van szerverre. Ha egy egyszerű kliens programról van szó, akkor ez a lépés elhagyható.

b.      Szerver telepítés (rendszerintegráció): A rendszerintegrációs csapat telepítse a szervert.

c.       Szerver paraméterezés (tanácsadás): Az igényfelmérés alapján a tanácsadó csapat paraméterezze elő a rendszert.

III.                Telepítés

a.       Kliensek telepítése: Már az ügyfélnél vagyunk helyszínen. Kliensek telepítése a helyszínen.

b.      Helyszíni finomhangolás: Az igényfelmérés alapján kiegészítő paraméterezés. Finomhangolás.

c.       Adatmigráció: Adatok átemelése korábbi rendszerből - ha szükséges.

IV.                Oktatások

a.       Teszt üzemi oktatás: A helyszínen oktatunk teszt üzemben.

b.      Éles üzemi oktatás: A helyszínen oktatunk éles üzemben.

V.                  Telepítés befejezése, zárása

a.       Igényfelmérés II.: Az oktatások során történik a további igényfelmérés, amikor az ügyfél már valóban - pontosan - el tudja mondani mit is akar. Ezeket folyamatosan tudjuk beállítani.

b.      Jelentés készítés: Záró akkord, jelentés készítés.

VI.                Támogatás

a.       Utólátogatás: A bevezetés után szükséges néhány utólátogatás.

b.      Fejlesztések szállítása: A felmerült fejlesztések leszállítása.

c.       Folyamatos oktatás, képzés: A szerződésben foglaltak szerint oktatás és képzés.

Remélem hasznos volt a mai bejegyzés is.