Az előző posztban megígértem, hogy adok néhány tippet ahhoz, hogy a projektzáró megbeszélésnek jó vége legyen. Azaz ha a résztvevő felek összegzik a tapasztalataikat, akkor ne ez a kép táruljon eléjük:

Forrás: Internet

Mit is látunk a képen? Azt látjuk, hogy az ügyfél teljesen elégedetlen, mert nem azt kapta, amit elképzelt. És bizony ez az első faktor, ami a hibát okozza, az ügyfél elképzel valamit. És mint tudjuk a képzeletnek nincs határa :), így általában sokkal jobbat képzelünk el, mint ami egyáltalán megvalósítható.

Tippek, ötletek, tanácsok ÜGYFELEKNEK, hogyha megrendelnek egy projektet, akkor azt kapják, amit szeretnének és csak azért fizessenek. Tippek a MEGRENDELŐI OLDALNAK:

• Az elképzeléseiket mindig vessék papírra.
• Mutassák meg a leírt dokumentumot közvetlen kollégáiknak, illetve munkatársaiknak. Az elolvasott anyagból kérdezzék meg, hogy ők mit értenek meg. Biztos, hogy sok-sok kiegészítést fognak kapni a kollégáktól. Egy konkrét példát nézve, ha egy végfelhasználói felületen kérnek funkció módosítást, akkor vonják bele a végfelhasználót, hiszen ő fog vele dolgozni. A tapasztalatom az, hogy a főnöknek mindig idealista elképzelései vannak a saját cégéről, folyamatairól, kollégáiról, így gyakran torz képet akar átadni a projekt megvalósításához.
• Az elképzeléseket a megrendelő egy az üzleti folyamatokhoz értő konzulensnek, tanácsadónak, projektvezetőnek fogja átadni, sohasem fejlesztőnek, ezért fontos, hogy a felvázolt ötletet, elképzelést a tanácsadó kolléga teljesen megértse. Ehhez segítség az írásos anyag, amit az ügyfél készít, de azt át is kell tudni adni, konkrét példákkal, magyarázatokkal.
• A projekt megvalósítása során a konzulens kolléga megtervezi a projektet és átadja a fejlesztési tervet a programozói, fejlesztői csapatnak. Kérjék el a leadott tervet és értelmezzék, hogy biztos, hogy ezt rendelték-e meg.
• A fejlesztők is értelmezik a leírást, tervet és elkezdenek programozni. Kérjenek lehetőséget, hogy már a programozás közben betekinthessenek a folyamatba, legyenek részesei a tesztelésnek.
• A programozás végén jön a kulcsfelhasználói teszt. Legyenek alaposak, ne bízzák külső cégre. Önök rendelték meg a funkciót, Önöknek van rá szüksége, Önöknek kell alapos tesztet végezniük. Később sok gond lehet abból, ha teszteletlenül vesznek át egy projektet és az éles üzemben derülnek ki a problémák. Akkor nem hivatkozhatnak arra, hogy Önök nem ezt rendelték.
• A kulcsfelhasználói teszt után alapos végfelhasználói teszt következzen. A végfelhasználó is vegye át a projektet, győződjön meg a funkciók használhatóságáról.

Ha ezeket a dolgokat végigcsinálják, akkor sokkal nagyobb az esélyes, hogy a projekt végén elégedettek lesznek.

Most jöjjön néhány ötlet a SZOLGÁLTATÓKNAK, hogy biztosan ki tudják szolgálni az ügyfelet. Ötletek, tippek a SZÁLLÍTÓI OLDALNAK:

• Kérjenek írásos dokumentációt az ügyfél igényekről.
• Az írásos dokumentáció mellett személyes tárgyalásokra is szükség van. Amennyiben lehet kerüljenek rögzítésre az elhangzottak (diktafon használata).
• A projekt terv kerüljön átadásra az ügyfélnek, kérjenek írásos elfogadást, jóváhagyást.
• A tesztelésekbe mindig vonják be az ügyfelet.
• Az ügyfél nem mindig tudja mit és hogyan is szeretne, soha ne engedjék el a kezét, és a fantáziáját.
• Tervezzék meg az oktatást az elkészült funkciók használatáról.
• Biztosítsanak valamilyen szintű támogatást a projekt után is a szükséges változtatásokhoz.

Ha ezeket a pontokat betartják, akkor szinte garantált az elégedett ügyfél. Tudom, hogy ezek apróságok, de sokszor nagyon hasznos apróságok miatt nem bukik el egy projekt és szerezhetnek elégedett ügyfeleket.

A kommentekben szívesen várom a lista bővítésére szolgáltó egyéb ötleteket, tippeket.