A legutóbbi cikkben megtudtuk hogyan érdemes kiválasztani egy bevezetni kívánt rendszert. De mi történik a bevezetés után, milyen feladatok várnak ránk az éles indulás (go live) után?

Hibás az az elgondolás - amivel sajnos már én is találkoztam - ,hogy a rendszer bevezetése után az összes felhasználó 100%-osan képes a rendszert kezelni, annak minden funkcióját ismerik és a rendszer is 100%-osan megfelel az elvárásainknak, tehát kezet rázhatunk az ERP szolgáltatóval és elbúcsúzhatunk. Sajnos vagy nem sajnos nem ilyen idillikus a helyzet. Amikor ERP rendszert választunk akkor szolgáltatót is választunk, akivel hosszú távú együttműködésre kell számítani. Pontosan ezért fontos, hogy az ERP kiválasztása során vizsgáljuk meg a szolgáltatót is. Vannak ugyan olyan rendszerek, amelyeket több szolgáltatótól is megkaphatunk (például a Microsoft NAV rendszere) és gondolhatunk arra, hogy amennyiben nem vagyunk elégedettek a szolgáltatóval, akkor majd szolgáltatót váltunk. Ez viszont nem ennyire egyszerű, mivel egy standard rendszert igen-igen testre kell szabni ahhoz, hogy használni tudjuk, sőt az esetek szinte 100%-ban hozzá is kell nyúlni programozással, és egy ilyen átszabott rendszert már nagyon nehéz átadni egy másik szolgáltatónak, egy másik csapatnak.

Most nézzük végig, hogy milyen feladataink lehetnek az éles indulás után, mire számítsunk:

• A felhasználók mindkét csoportja (kulcsfelhasználók és végfelhasználók) átesett bizonyos szintű oktatáson, a kulcsfelhasználók valószínűleg mélyrehatóbb oktatást kaptak, de abban biztosak lehetünk, hogy a felhasználók még csak felületesen ismerik a rendszert, valószínűleg az első hetekben még a napi munkájuk elvégzése is több időbe telik és problémákba ütközik. Így feladatunk, hogy felkészüljünk arra, hogy komoly támogatást kell igényelnünk a rendszer szolgáltatótól (ez persze pénzbe kerül). Készüljünk fel a felhasználóktól jövő kritikus hangokra is: A régiben ez jobb volt, a régiben ez máshogy volt, itt miért nem így működik? Itt fontos megjegyezni, hogy valamiért az a régi rendszer le lett cserélve, így a felhasználóknak is el kell fogadniuk ezt a döntést és meg kell velük értetni az okokat is (ezt már a rendszer kiválasztása során meg kell tennünk).

Kulcsfelhasználó: Olyan felhasználó, aki egy munkafolyamatot minden szempontból a legmélyebben ismer. Képes arra, hogy a munkafolyamatban tevékenykedő kollégák munkáját támogassa, segítse.

Végfelhasználó: Minden rendszert használó személy, aki nem kulcsfelhasználó.

• A rendszer bevezetése előtt amennyiben volt előparaméterezett teszt rendszer vagy pilot projekt, akkor is szükség lesz a rendszer finomhangolásárára, amennyiben nem volt teszt rendszer úgy pedig komoly fejlesztési keretet kell lekötnünk a szolgáltatótól (ez is pénzbe kerül), mert nem valószínű, hogy minden úgy fog működni, ahogy azt elterveztük.

• Egy ERP rendszer bevezetése után, amennyiben az pillanatnyilag tökéletesen megfelel az igényeinknek, akkor is szükség lehet további fejlesztésekre, hiszen az üzleti életben a cégünknek is folyamatosan alkalmazkodni kell az új viszonyokhoz, hogy rentábilis és profitábilis maradjon. Emiatt fel kell készülni, hogy újabb és újabb funkciókat kell majd a rendszerhez applikálni (ismétlem magam, de ez is pénzbe kerül).
  

• Konfliktusok a szolgáltatóval. Ne kerteljünk, a fenti három dolog bizony komoly konfliktus forrás is lehet. Ezért is kell körültekintően ERP rendszert és ERP szolgáltatót választani. De az ERP rendszert bevezető cégnek is nagy felelőssége van, nem várható el minden az ERP szolgáltatótól. Fontos, hogy tisztában legyünk azzal, hogy mit akarunk, azt hogyan akarjuk és ezekről tájékoztassuk az ERP szolgáltatót, kommunikáljunk a rendszer bevezetés előtt és közben is és teszteljünk, teszteljünk.

• Fluktuáció. A rendszer bevezetése utáni időkben bizonyára lesz fluktuáció a cégen belül, régi kollégák mennek, újak jönnek. Gondoskodnunk kell az új kollégák oktatásáról, képzéséről. Ezt sohase régi kollégákra bízzuk, hanem menjünk a forráshoz, a rendszer szolgáltatóhoz. Természetesen ez pénzbe kerül, de egy jól képzett kolléga sokkal többet ér, mint egy olyan aki csak felületesen ismeri a rendszert. Ha azt feltételezzük, hogy egy konzulens, aki 100%-ban ismeri a rendszert oktatja a felhasználókat, akkor a felhasználók egy idő után rendelkezni fognak a konzulens kolléga ismereteinek 80%-ával, de a legtöbb esetben ez a szám csak 60%. Na most képzeljük el, hogy egy ilyen tudású kolléga adja át az ismereteit egy új kollégának. Higyjék el nem éri meg, kérjünk oktatást a rendszer szolgáltatótól.

Konzulens: A konzulens az ERP szolgáltató munkatársa, akinek a feladata az ERP rendszer bevezetése, oktatása és a rendszerrel kapcsolatos feladatok elvégzése, általában nem programozó.

Tehát egy szóval azt kell mondani, hogy ami ránk vár a rendszer bevezetése után az az üzemeltetés. Egy ERP rendszer üzemeltetése ugyanakkora vagy talán még nagyobb kihívás, mint a rendszer bevezetése. A rendszer üzemeltetését viszont nem tudja egy olyan cég ellátni, aki éppen most ismerkedik a rendszerrel egy bevezetés után. A rendszer üzemeltetés kezdeti szakaszában mindenképpen vegyük igénybe a rendszer szolgáltató cég segítségét, kössünk le fejlesztési időt, tanácsadói óraszámokat, kössünk üzemeltetési szerződést (SLA). Az üzemeltetést pedig folyamatosan vegyük át a szolgáltató cégtől, bízzunk meg saját projektvezetőt.

Remélem ebből az írásból is kiderül, hogy nem áll le az élet a rendszer bevezetés után. Ugyanannyi de lehet, hogy több munkánk lesz a rendszer körül, legyenek felkészültek.

A képekért ismételten köszönet: www.ggxstudio.com