Amikor egy új vállalatirányítási rendszer (ERP) mellett döntöttünk, akkor nagyon fontos, hogy végiggondoljuk a bevezetés lépéseit. Ebben a rendszert szolgáltató cég komoly segítséget tud adni, bátran kérdezzünk, hogy mi az ütemterv, hogyan fogunk haladni és melyek lesznek a bevezetés lépései. Lényegében ezt hívják bevezetés módszertannak – korábban már közreadtam egy mini e-bookot ezzel kapcsolatban.

Amikor egy korábbi rendszerről szeretnék áttérni egy új rendszerre, akkor mindig felmerül az adatmigráció kérdése, hogyan kerülnek át az adatok az új rendszerbe és melyek ezek az adatok, amelyek átkerülhetnek? Nézzük meg most ezeket a migrációs lehetőségeket.

Kép forrása: Internet

Törzsállományok

Törzsállományok, azon alapadatok egy rendszer működése során, amelyek nélkül még egy számla kiállítás sem lehetséges. Ezek a következők lehetnek, partnertörzs (vevő és szállító), cikk- vagy terméktörzs, szerviz tevékenységet támogató ERP-k esetén a szervizelendő termékek törzse, pl. gépjárműtörzs vagy egyéb eszköztörzs.

Ezeket az állományokat természetesen manuálisan is be lehet vinni a rendszerbe, de nem érdemes csak akkor, hogyha a korábbi rendszerben nagyon megbízhatatlan ezen adatok hitelessége. Általában ezen törzsek átemelése egy köztes Excel tábla segítségével történik. A régi rendszerből ki kell exportálni az adatokat (.TXT, .DAT, .DBF, .XLS) és a kiexportált fájlt kell átalakítani úgy, hogy be lehessen emelni az új rendszerbe. A rendszert szolgáltató cég mindig megadja az adatimport leírását, hogy az adott Excel táblának mit és milyen sorrendben kell tartalmaznia. Nagyon fontos, hogy a kiexportált fájl átalakítása alapvetően nem a rendszert szolgáltató cég feladata, persze lehet kötni ilyen megállapodást is, de egy ilyen átalakítás azért nem akkora szakmai kihívás, egy kis Excel tudás szükséges hozzá, de ma már nagyon kevés olyan munkavállaló van a piacon, aki ne rendelkezne alapvető Office felhasználói képesítéssel.

Pénzügyi jellegű törzsek

Az alapvető törzsek átemelése után szükség van néhány olyan adat átemelésére, amely a pénzügyi rendszer működtetéséhez kell. Ilyenek a számlatükör, tárgyi eszköz lista, hozzá kapcsolódó értékcsökkenési adatok, és ilyen a nyitott számlák (bejövő, kimenő) listája is. A nyitott számlákra azért van szükség, mert a pénzügyi teljesítések (bank és pénztári mozgások) ezekhez a számlákhoz már az új rendszerben fognak könyvelődni, de szükség van egy nyitott számla rekordra, amire hivatkozva megtörténik a könyvelés. Ezeket az adatokat is lehet manuálisan felvinni, de nem érdemes, ezek sem túl bonyolult jellegű adathalmazok, így a fent említett adatexport-adatimport módszerrel megoldható az adatmigráció. Illetve így a főkönyvi nyitásnál a vevő és szállító főkönyvi nyitást nem ún. vegyes könyvelési tétellel kell nyitni, hanem tételesen hivatkozva ezekre a nyitott számlákra.

Komplex és egyéb historikus adatok

A legalapvetőbb adatimport ilyenkor az aktuális készlet lista. A törzsadatoknál átemeltük a cikktörzset, de pontosan tudnunk kell, hogy az éles indulás napján hány db van az egyes cikkekből és azoknak mi a készletértékük. Ez nem is olyan egyszerű feladat mint gondoljuk. Tételezzük fel, hogy pénteken még a régi rendszerben dolgoznak a kollégák, hétfőn pedig már az újban kell dolgozniuk, akkor hétvégén meg kell történnie a az aktuális készlet átemelésének. Előtte pontosan le kell tesztelni a migrációt, hogy nehogy valami hiba történjen és emiatt meghiúsuljon az éles indulás (go live). Amennyiben az elektronikus adatátadás nem lehetséges semmi gond, egy hétvége alatt az indulás előtt lehet egy leltárt végrehajtani és egy manuális bevételezéssel is felvehető a nyitó készlet a rendszerbe. Ha ezt a módszert választjuk, akkor biztos, hogy pontos adattartalommal indul az új rendszer. Az adatinterfésszel az a baj, hogy azon alapszik, hogy a régi rendszerben megbízható adatok vannak, de ez sajnos az esetek többségében nem igaz.

Egy másik átemelendő adathalmaz lehet a nyitott vevői rendelések, nyitott munkalapok, nyitott gyártási lapok, azaz nyitott gazdasági események köre. Az a rossz hírem van, hogy ezeket nem lehet interfészelni, azért nem, mert két különböző rendszernek teljesen más a struktúrája és valószínűleg az új rendszerben több tucat olyan új mező van, ami a régiben nincs is. Így ezeket az információkat úgy kell átvenni az új rendszerbe, hogy az éles indulás előtt manuálisan meg kell nyitni a gazdasági eseményeket.

Korábbi historikus adatokat, például számlatörténetet, vevői rendelések történetét, forgalmi adatokat szintén nem lehet átemelni, de ezeket manuálisan sem lehet áttenni az új rendszerbe. Ezeket az adatokat a régi rendszerben kell továbbra is tartani és ha valaki visszamenőleg kíváncsi egy ügyfél forgalmára, akkor a régi rendszerben kell megnézni. Itt egyetlen járható út, egy köztes adatbázis kiépítése lehet, ahová egy megfelelő adatszerkezetben átemeljük a régi adatokat és az új rendszerben egy külön felületen lehet azokat nézegetni, keresni. De az új rendszer riporting rendszerébe is külön kell beépíteni. Ez akkora munka, hogy felér legalább egy teljes ERP bevezetéssel, mind időben, mind programozásban, hiszen itt minden le kell kódolni. Éppen ezért nagyon ritka az olyan eset, amikor ilyen munkát rendel az ügyfél mert ő maga is megérti, hogy a régi rendszert különböző pénzügyi és jogi szabályok miatt úgyis elérhetővé kell tennie.

Kép forrása: Internet

A cikket elsősorban azon vállalkozások belső projektvezetőinek szántam, akik hamarosan ERP bevezetést fognak menedzselni saját cégüknél. Fontos, hogy az adatmigrációkkal időben kezdjünk foglalkozni!